営業メールの断り方を例文付きで解説｜角が立たない返信・件名・しつこい営業への対応

仕事をしていると、突然営業メールが届くことがあります。

「サービスをご紹介させてください」

「一度オンラインでお話しできませんか？」

「御社のお役に立てると思い、ご連絡しました」

 

このようなメールを受け取ったものの、

「今のところ必要ないんだけど、どう断ればいいんだろう？」

「冷たい返信をして、相手に嫌な印象を与えたくない」

「見積もりまで作ってもらったから、断りにくい……」

と悩んでしまうこともありますよね。

特に、一度商談をしたり、詳しい資料を送ってもらったりしていると、短い文章だけで断ってよいのか迷うこともあるでしょう。

ですが、営業メールを断るときに、必要以上に難しく考える必要はありません。

 

基本的には、

お礼
↓
断る結論
↓
必要であれば簡単な理由
↓
結びの言葉

という順番で書けば、丁寧な返信にまとめやすくなります。

たとえば、

「このたびはご提案いただき、ありがとうございます。社内で検討いたしましたが、今回は見送らせていただくこととなりました。せっかくご提案いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。」

という形です。

 

大切なのは、丁寧な言葉をたくさん並べることではありません。

相手への配慮を示しながら、自分たちの結論をわかりやすく伝えることです。

また、営業メールを断るときは、

「今回は必要ない」

のか、

「今後も営業の案内は必要ない」

のかによっても文章が変わります。

 

今後も必要ないのに、

「また機会がございましたら」

と書いてしまうと、相手には「時期を変えれば可能性がある」と受け取られることもあります。

反対に、今はタイミングが合わないだけなら、将来の可能性まで完全に否定する必要はありません。

 

この記事では、営業メールの基本的な断り方から、商談前・商談後・見積もり後・他社に決めた場合・何度も営業メールが届く場合まで、さまざまなケースに分けてわかりやすく紹介します。

そのまま使いやすい例文も紹介しますので、

「この営業メールには、どう返信すればいい？」

と迷ったときの参考にしてみてください。

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営業メールの断り方は？まず覚えておきたい基本

営業メールを断るとき、

「できるだけやわらかい文章にしなければ」

と考えすぎてしまうことがあります。

もちろん、相手に配慮した言葉遣いは大切です。

ただし、やわらかくしようとするあまり、肝心の結論がわからなくなってしまっては困ります。

まずは、営業メールを断るときの基本を確認しておきましょう。

 

営業メールは「丁寧だけれど明確」が基本

営業メールを断るときに意識したいのが、

丁寧さと明確さの両方を保つこと

です。

たとえば、

「今回は見送らせていただきます」

と書けば、断る意思は伝わります。

一方で、

「現在いろいろ検討しているところです」

だけで終わってしまうと、

「まだ検討中なのかな？」

「少し時間を空けて連絡すれば可能性があるかもしれない」

と思われる可能性があります。

 

すでに断ることを決めているのであれば、無理に曖昧にする必要はありません。

「今回は見送ります」

「現時点では導入を予定していません」

など、結論がわかる文章を入れましょう。

そのうえで、

「ご提案いただきありがとうございます」

「せっかくお声がけいただいたところ恐縮ですが」

といった言葉を添えると、やわらかな印象に整えやすくなります。

 

「お礼→結論→理由→結び」の順番で考える

営業メールへの返信を一から考えようとすると、

「最初に何を書けばいいの？」

と迷ってしまうかもしれません。

そんなときは、

1．お礼
2．結論
3．理由
4．結び

の4つに分けて考えてみましょう。

 

たとえば、

お礼

「このたびはご提案いただき、ありがとうございます。」

 

結論

「検討いたしましたが、今回は見送らせていただくこととなりました。」

 

理由

「現在の社内状況を踏まえ、新たなサービスの導入を予定していないためです。」

 

結び

「せっかくご提案いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。」

という流れです。

 

もちろん、毎回4つすべてを長く書く必要はありません。

面識のない相手から突然届いた営業メールなら、もっと短くてもよいでしょう。

反対に、すでに何度も商談をしている相手なら、お礼を少し丁寧に伝えたほうが自然な場合があります。

相手との関係に合わせて文章量を調整してみてください。

 

断る理由は詳しく説明しすぎなくてもいい

営業メールを断ると、

「なぜ断るのか、きちんと説明しなければ失礼なのでは？」

と思う方もいるかもしれません。

ですが、必ずしも細かな事情まで説明する必要はありません。

たとえば、

「社内で検討した結果、今回は見送ることとなりました」

という伝え方でも、断る意思は十分伝えられます。

予算が理由なら、

「現在の予算状況を踏まえ、今回は見送らせていただきます」

程度にまとめる方法もあります。

 

詳しく説明しようとして、

「今年は○○に予算を使っていて、来期には△△を予定していて……」

と社内事情まで細かく書く必要はありません。

説明が長くなると、その内容をもとに、

「では、この条件ならいかがでしょうか？」

と新しい提案につながることもあります。

断る理由は、相手が理解できる程度に簡潔に伝えるくらいで考えておくとよいでしょう。

 

相手ではなく「今回の提案」を断る

営業メールでは、

「あなたの営業は必要ありません」

という印象になる書き方より、

「今回の提案については見送ります」

という伝え方のほうが文章を整えやすくなります。

たとえば、

「興味がありません」

だけでは、少し強く感じられることがあります。

その代わりに、

「現時点では導入を予定していないため、今回は見送らせていただきます」

とすると、相手そのものを否定せずに結論を伝えられます。

特に、今後も別の仕事で関わる可能性がある相手や、現在の取引先から別サービスを提案された場合は、この考え方が使いやすいでしょう。

 

断ることが決まっているなら曖昧な返事をしない

相手に悪いと思うあまり、

「一度検討してみます」

「また機会があればお願いします」

と書きたくなることもあります。

本当に検討する予定があるなら問題ありません。

しかし、すでに断ることが決まっているのであれば、曖昧な返事は避けたほうがわかりやすくなります。

営業する側からすると、

「検討します」

という言葉は、

「まだ可能性がある」

と受け取れる場合があるからです。

その結果、

「その後、ご検討状況はいかがでしょうか？」

と再び連絡が来ることもあります。

今後の連絡を減らしたいのであれば、最初の返信で結論を明確にしておくことがポイントです。

 

「今回だけ不要」と「今後も不要」は分けて考える

営業メールを断るときは、

今回だけ断りたいのか、今後の営業も断りたいのか

を考えてみましょう。

たとえば、

「今回は見送らせていただきます」

だけなら、基本的には今回の提案に対する返答です。

今後の案内も必要ないのであれば、

「なお、今後のご案内につきましても、お控えいただけますと幸いです」

などの一文を加える方法があります。

 

一方、

「今は必要ないけれど、半年後なら状況が変わるかもしれない」

という場合は、将来の可能性まで否定する必要はありません。

自分の状況を整理してから返信すると、相手にも意図が伝わりやすくなります。

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営業メールを断る前に確認しておきたいこと

営業メールが届くと、

「必要ないからすぐ断ろう」

と思うこともあります。

ただし、仕事で受け取ったメールの場合、自分だけで判断しないほうがよいケースもあります。

返信する前に、いくつか確認しておきましょう。

 

自分だけで断ってよい内容か確認する

自分には必要のないサービスでも、会社全体では関係があるかもしれません。

たとえば、自分の担当外の商品やサービスについて営業メールが届いた場合です。

自分には不要だからとすぐに断るのではなく、

「これは別の部署が担当しているかもしれない」

と考えられる場合は、一度確認してみてもよいでしょう。

ただし、何でも社内へ転送する必要はありません。

会社で営業メールへの対応ルールが決まっている場合は、そのルールに従いましょう。

 

社内の担当者や決裁者への確認が必要か考える

すでに商談を進めている場合や、見積もりを依頼している場合は、担当者一人で断ることができないケースもあります。

たとえば、

「自分としては不要だと思うけれど、最終判断は上司がする」

という状況です。

この場合は、先に社内で結論を確認しておいたほうが安心です。

まだ結論が出ていないのに、

「今回は見送ります」

と伝えてしまうと、後から話が変わる可能性があります。

逆に、会社として断ることが決まっているのであれば、いつまでも相手を待たせずに伝えたほうがやり取りを終えやすくなります。

 

本当に不要なのか「検討中」なのか整理する

営業メールへの返信を考える前に、

現在の自分たちの状況

を整理してみましょう。

大きく分けると、

「必要ない」

「今は必要ない」

「まだ判断できない」

の3つがあります。

似ているようですが、返信内容は変わります。

 

完全に必要ないのであれば、断る意思を明確にできます。

今は必要ないだけなら、

「現時点では導入を予定しておりません」

という書き方ができます。

まだ判断できないのであれば、断るのではなく、

「社内で検討中のため、○日頃までお時間をいただけますでしょうか」

など、状況を伝える方法もあります。

「断る」と「保留」を混同しないことがポイントです。

 

今回だけ不要なのか今後も不要なのか決める

同じ「断る」でも、

「今回のサービスだけ必要ない」

のと、

「この会社からの営業案内自体が今後必要ない」

のでは意味が違います。

今回だけなら、

「今回は見送らせていただきます」

でよいでしょう。

今後も不要なら、

「今後のご案内につきましても、お控えいただけますと幸いです」

など、もう一歩踏み込んだ文章が必要になります。

この点を最初に決めておくと、返信文を作りやすくなります。

 

過去にやり取りした相手か確認する

初めて届いた一斉送信の営業メールと、以前から何度も話をしている相手では、同じ文章にする必要はありません。

商談をした相手なら、

「先日はお時間をいただき、ありがとうございました」

といった言葉を入れると自然です。

見積もりを作ってもらったなら、

「お見積もりをご作成いただき、ありがとうございました」

と伝えられます。

一方、初めて届いた営業メールなら、そこまで長いお礼は必要ないこともあります。

返信を書く前に、過去のメールを簡単に確認しておくと、相手との関係に合った文章にしやすくなります。

 

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【そのまま使える】営業メールをやんわり断る基本例文

ここからは、営業メールを断るときに使いやすい基本例文を紹介します。

実際には相手との関係や状況によって調整が必要ですが、

「何から書けばいいのかわからない」

というときの土台として使ってみてください。

 

もっとも無難で丁寧な断り方

迷ったときに使いやすいのが、シンプルにお礼と結論を伝える文章です。

例文

このたびはご提案いただき、ありがとうございます。

社内で検討いたしましたが、今回は見送らせていただくこととなりました。

せっかくご提案いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

 

この文章なら、必要以上に理由を詳しく書かなくても、

「検討した結果、今回は断る」

ということが伝わります。

初めての相手だけでなく、ある程度やり取りした相手にも応用しやすいでしょう。

 

短い文章で営業メールを断りたい場合

面識のない相手から突然届いた営業メールなどでは、長文で返信する必要がない場合もあります。

 

例文

ご連絡いただき、ありがとうございます。

恐れ入りますが、現時点では導入を予定していないため、今回は見送らせていただきます。

何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

 

短い文章ですが、

お礼＋断る結論

が入っているため、意図は十分伝わります。

「申し訳ないから」と長い説明を加える必要はありません。

 

やわらかい印象で断りたい場合

今後も関わる可能性がある相手などには、少しやわらかい文章にしたいこともあります。

 

例文

このたびは丁寧にご提案いただき、ありがとうございます。

大変ありがたいお話ではございますが、現在の状況を踏まえ、今回は見送らせていただくこととなりました。

せっかくお声がけいただいたところ恐縮ですが、ご理解いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

 

「ありがたいお話ではございますが」

「せっかくお声がけいただいたところ恐縮ですが」

といったクッションになる表現を入れることで、結論を変えずに印象をやわらげられます。

 

理由を書かずに営業メールを断る場合

断る理由を詳しく伝えたくない場合もあります。

そのようなときは、無理に理由を作る必要はありません。

 

例文

このたびはご連絡いただき、ありがとうございます。

検討いたしましたが、今回は見送らせていただくこととなりました。

ご希望に添えず恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

理由が書かれていなくても、

「検討した結果、断る」

という結論は明確です。

特に、社内事情や他社との契約内容などを詳しく伝えたくない場合に使いやすいでしょう。

 

今後の可能性を残して断りたい場合

「今は必要ないけれど、将来的にはわからない」

というケースもあります。

その場合は、今回の提案を断りながら、将来の可能性まで否定しない文章にします。

 

例文

このたびはご提案いただき、ありがとうございます。

現時点では導入の予定がないため、今回は見送らせていただきます。

今後、状況が変わりました際には、改めて検討させていただく可能性もございます。

何卒よろしくお願いいたします。

 

ただし、本当に今後検討する可能性がある場合に使うのがおすすめです。

断ることが決まっているのに、

「また検討します」

と書くと、再営業につながることがあります。

 

今後の可能性を残さず断りたい場合

サービスを利用する予定がなく、今後も営業を受ける必要がない場合は、少し明確に伝えます。

 

例文

このたびはご連絡いただき、ありがとうございます。

恐れ入りますが、現在および今後についても導入の予定がないため、今回のご提案は辞退させていただきます。

また、今後のご案内につきましても、お控えいただけますと幸いです。

何卒ご理解くださいますようお願いいたします。

 

「今回は見送ります」だけではなく、

今後の案内も必要ない

と書くのがポイントです。

強い言葉を使わなくても、意思を明確にすることはできます。

 

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営業メールは短く断っても失礼にならない？

営業メールへ返信するとき、

「これだけでは短すぎるかな？」

「もっと長く理由を書いたほうが丁寧なのかな？」

と心配になることがあります。

ですが、文章の長さと丁寧さは必ずしも同じではありません。

必要な内容が入っていれば、短い返信でも問題なく意図を伝えられます。

 

短い返信でも丁寧さは伝えられる

営業メールへの返信で重要なのは、

文章の長さよりも、必要な情報が伝わること

です。

たとえば、

「ご連絡ありがとうございます。恐れ入りますが、今回は見送らせていただきます。」

という文章でも、お礼と結論が入っています。

面識のない相手から初めて届いた営業メールなら、この程度の返信で済ませるケースもあるでしょう。

短いからといって、必ずしも失礼になるわけではありません。

 

長い理由説明が必要とは限らない

丁寧にしようとして、断る理由を長々と説明すると、かえってわかりにくくなる場合があります。

たとえば、

「現在弊社では複数のプロジェクトを進めておりまして、予算の都合もあり、担当部署とも相談したのですが……」

と長く説明するより、

「社内で検討した結果、今回は見送らせていただきます」

とまとめたほうが、結論はわかりやすくなります。

理由を詳しく聞かれた場合に、必要な範囲で追加説明する方法もあります。

最初からすべて説明しようとしなくても大丈夫です。

 

一斉送信の営業と商談後では文章量を変える

同じ営業メールでも、相手との関係によって返信の長さは変えてよいでしょう。

たとえば、突然届いた営業メールなら、

「ご提案ありがとうございます。今回は見送らせていただきます。」

という簡潔な文章でも対応できます。

一方で、すでに商談を行い、相手が資料を準備してくれている場合は、

「先日は詳しくご説明いただき、ありがとうございました」

など、お礼を少し丁寧に伝えると自然です。

重要なのは、

すべての営業メールに同じ長さで返信することではなく、相手との関係に合った文章にすること

です。

 

短文でも「お礼」と「結論」は入れる

短く返信するときも、

「不要です」

だけでは少し強い印象になりやすいでしょう。

短文にするなら、

お礼＋結論

を意識するとまとめやすくなります。

たとえば、

「ご連絡いただきありがとうございます。恐れ入りますが、今回は見送らせていただきます。」

という形です。

さらにやわらかくしたい場合は、

「せっかくご提案いただいたところ恐縮ですが」

を加えてもよいでしょう。

 

一言に近い形で断りたい場合の例文

できるだけ簡潔に済ませたい場合は、次のような文章があります。

例文

ご提案いただきありがとうございます。

恐れ入りますが、今回は見送らせていただきます。

何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

短い文章ですが、結論は明確です。

「忙しいから返信を後回しにしてしまう」という場合も、長文を考えすぎず、このような短い文章で早めに返す方法があります。

 

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営業メールを断る理由はどこまで書けばいい？

営業メールを断るときに迷いやすいのが、

「理由をどこまで説明するか」

という点です。

相手から丁寧な提案を受けると、

「理由を書かずに断ったら悪いかな？」

と思うかもしれません。

ですが、断る理由をすべて細かく説明する必要はありません。

 

詳しい事情まで説明する必要はない

営業メールへの返信は、社内事情を相手へ詳しく説明するためのものではありません。

大切なのは、

提案を受けるか、受けないか

を伝えることです。

そのため、

「社内で検討した結果、今回は見送らせていただきます」

だけでも十分な場合があります。

予算が理由なら、

「現在の予算状況を踏まえ、今回は見送らせていただきます」

程度でもよいでしょう。

誰が反対したのか、どの部署で何が決まったのかなど、細かな事情まで書かなくても構いません。

 

理由を書かずに断る方法もある

営業メールは、必ず理由を書かなければ断れないものではありません。

たとえば、

 

例文

このたびはご提案いただき、ありがとうございます。

社内で検討いたしましたが、今回は見送らせていただくこととなりました。

せっかくご提案いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承ください。

 

これなら、具体的な理由を書かずに断れます。

「理由を書くと、そこから別の提案をされそう」

「社内事情なので説明したくない」

という場合にも使いやすい方法です。

 

簡単な理由だけ添える方法

理由を少しだけ書きたいなら、一文程度にまとめるとわかりやすくなります。

たとえば、

「現時点では新たなサービスの導入を予定していないため、今回は見送らせていただきます。」

「現在の予算状況を踏まえ、今回は見送らせていただきます。」

「社内で検討した結果、今回は別の方法で進めることとなりました。」

などです。

これだけでも、相手は「なぜ断られたのか」をある程度理解できます。

 

相手から断る理由を聞かれた場合

断った後に、

「差し支えなければ、見送りとなった理由を教えていただけますか？」

と聞かれることもあります。

営業担当者としては、今後の提案改善のために理由を知りたい場合もあるでしょう。

答えられる範囲で伝えたいのであれば、

「現在の弊社の運用には合わないと判断したためです」

「今回は予算面を含め総合的に判断いたしました」

など、簡潔に返す方法があります。

ただし、最初の断りと同じように、必要以上に細かく説明する必要はありません。

 

答えたくない質問へ無理に答える必要はない

たとえば、

「どの会社に決めましたか？」

「他社はいくらでしたか？」

「予算はいくらありますか？」

など、詳しい情報を聞かれる場合もあります。

答える必要がないと判断した内容については、

「詳細については回答を控えさせていただきます」

と伝える方法があります。

すべての質問に答えなければ失礼、というわけではありません。

相手に伝えて問題のない範囲を考えましょう。

 

断るための理由を作りすぎない

本当はサービス自体を利用する予定がないのに、

「予算がないので……」

とだけ伝えると、

「では、料金を下げればいかがでしょうか？」

と提案されることがあります。

同じように、

「今は忙しいので」

と伝えると、

「では来月に改めてご連絡します」

となる可能性があります。

 

今後も検討する予定がないのであれば、理由を作るより、

「現時点では導入を予定していないため、今回は見送らせていただきます」

と伝えたほうがわかりやすいでしょう。

 

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営業メールを断るときの件名はどうする？

本文を作った後で、

「件名は何にすればいいんだろう？」

と迷うこともあります。

営業メールへの返信では、特別な件名を考えなくてもよいケースが多くあります。

 

基本は届いた営業メールへそのまま返信する

相手から届いた営業メールに返信するのであれば、基本的にはそのメールへそのまま返信できます。

たとえば、

「○○サービスのご提案」

という件名で届いたのであれば、返信機能を使うことで、

「Re: ○○サービスのご提案」

となります。

相手も、

「どのメールへの返信なのか」

を判断しやすくなります。

わざわざ新しいメールを作り直す必要はありません。

 

新しくメールを作る場合の件名例

事情があって新規メールとして送る場合は、内容がわかる件名にしましょう。

たとえば、

「○○サービスのご提案について」

「先日のご提案について」

「○○のお見積もりについて」

などです。

相手が受信一覧を見たときに、

「何についてのメールなのか」

を判断できる件名が使いやすいでしょう。

 

件名に「お断り」「辞退」と書く必要はある？

必ずしも、

「○○サービスお断りの件」

のような件名にする必要はありません。

本文で結論を明確に伝えれば、件名まで強い表現にしなくても内容は伝わります。

特に既存の取引先や今後も関係が続く相手なら、

「○○のご提案について」

といった自然な件名でもよいでしょう。

 

相手が内容を判断しやすい件名にする

件名で大切なのは、

強く断ることより、何についてのメールなのかわかること

です。

「ご連絡」

「ありがとうございました」

だけでは、何の話かわかりにくくなります。

新規メールとして送るのであれば、

「○○サービスのご提案について」

のように対象を入れておくと親切です。

 

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営業メールはいつまでに返信すればいい？

営業メールを断ることは決まっていても、

「すぐ返信したほうがいい？」

「数日経ってしまったけれど、今さら返信して大丈夫？」

と迷うことがあります。

返信のタイミングは、相手とのやり取りの進み具合によって考えるとわかりやすくなります。

 

初めて届いた営業メールの場合

面識のない相手から突然届いた営業メールなら、すぐに長文で返信しなければならないと考えすぎる必要はありません。

内容を確認し、

「返信する」

と決めた場合は、業務に支障のない範囲で対応しましょう。

一斉送信と思われる案内など、返信自体をしないケースもあります。

大切なのは、すべての営業メールへ同じ対応をしなければならないと思い込まないことです。

 

商談を依頼された場合

商談の日程候補が送られてきている場合は、断ることが決まっているなら早めに伝えたほうが、その後の日程調整を避けられます。

相手も予定を調整する可能性があるため、

「今回は商談を希望しない」

と決めているなら、必要以上に返事を引き延ばさないほうがスムーズです。

 

商談後の場合

すでに商談をしている場合は、

「検討します」

と伝えたまま長期間返事をしないより、社内で結論が出た時点で連絡するとわかりやすいでしょう。

特に相手から、

「○日頃に改めてご連絡します」

と言われているなら、それまでに結論が出た場合は先に伝える方法もあります。

 

見積もりを受け取った場合

見積もりを依頼している場合は、相手が時間を使って作成してくれていることもあります。

採用しないと決まったら、

「お見積もりをご作成いただきありがとうございました」

とお礼を伝えたうえで、結果を連絡すると丁寧です。

見積もりをもらったからといって、必ず契約しなければならないわけではありません。

検討結果をわかりやすく伝えることを意識しましょう。

 

社内検討に時間がかかっている場合

まだ結論が出ていないなら、無理に断る必要はありません。

相手から返答を求められている場合は、

「現在社内で検討を進めております。恐れ入りますが、今しばらくお時間をいただけますでしょうか。」

など、まだ検討中であることを伝える方法があります。

ここで注意したいのは、

検討中なのに断らないことと、断るつもりなのに検討中と伝えることは別

という点です。

本当に検討しているなら、そのまま伝えれば大丈夫です。

 

返信が遅くなってしまった場合

忙しくて返信を後回しにしてしまい、

「もう何日も経ってしまった……」

ということもあります。

その場合も、必要な返信ならそのまま放置するより、気づいた時点で対応したほうがよいでしょう。

たとえば、

「ご返信が遅くなり申し訳ございません。」

と一言入れてから、

「社内で検討いたしましたが、今回は見送らせていただくこととなりました。」

と続けます。

返信が遅れたことへのお詫びを長々と書く必要はありません。

簡潔に触れたうえで、本題を伝えましょう。

 

 

突然届いた営業メールはどう断る？初めての相手への返信例

仕事用のメールアドレスを公開していたり、会社の問い合わせ先を設けていたりすると、面識のない会社から突然営業メールが届くことがあります。

「一度お打ち合わせのお時間をいただけませんか？」

「御社にぴったりのサービスだと思い、ご連絡しました」

といったメールを受け取ると、

「わざわざ返信したほうがいいのかな？」

「断るなら、どのくらい丁寧に書けばいい？」

と迷うかもしれません。

初めて届いた営業メールの場合は、すでに商談をした相手と同じような長文を書く必要はありません。

相手との関係やメールの内容を見ながら、対応を決めていきましょう。

 

面識のない相手から営業メールが届いた場合

これまで一度もやり取りしたことのない相手から営業メールが届いた場合、まず内容を確認します。

会社名や担当者名だけでなく、

何についての提案なのか

を確認しましょう。

自分には関係がないように見えても、会社内の別部署が担当している内容かもしれません。

一方で、明らかに自社とは関係のない提案や、広く送信されていると思われる案内もあります。

すべての営業メールについて、

「せっかく送ってくれたから、長い返信を書かなければ」

と考える必要はありません。

返信する場合も、初めての相手なら簡潔な文章で十分なケースがあります。

 

今回は必要ないと伝える例文

提案内容を確認したものの、現在は必要ない場合には、次のような形で伝えられます。

例文

ご連絡いただき、ありがとうございます。

ご提案内容を拝見いたしましたが、現時点では導入を予定していないため、今回は見送らせていただきます。

せっかくご連絡いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

ポイントは、

「現時点では導入を予定していない」

と結論がわかるようにすることです。

「今はちょっと難しいです」

だけでは、

「来月なら大丈夫なのかな？」

と受け取られる可能性があります。

今後検討する可能性があるならそれでも構いませんが、少なくとも今回の提案を断ることはわかるようにしておきましょう。

 

今後の案内も必要ない場合

今回だけでなく、今後も同じような営業案内を受け取る必要がない場合は、その点まで伝えます。

 

例文

このたびはご連絡いただき、ありがとうございます。

恐れ入りますが、現在サービスの導入を予定しておりませんので、今回のご提案は辞退させていただきます。

また、今後の営業に関するご案内につきましても、お控えいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

 

このように書けば、

今回の提案を断ること

と、

今後の営業案内も不要であること

を分けて伝えられます。

「もう送らないでください」と強く書かなくても、十分意思を示すことはできます。

 

大量送信と思われる営業メールの場合

営業メールの中には、

「自分宛てに個別に書かれたものなのかな？」

と思って読んでみたものの、内容を見ると多くの会社へ同じ文章を送っているように感じられるものもあります。

そのようなメールに対しても、必ず個別に返信しなければならないわけではありません。

返信する場合は、

「ご連絡ありがとうございます。恐れ入りますが、現在導入の予定はございませんので、今回は見送らせていただきます。」

程度の短い文章にする方法もあります。

相手との関係がまだない段階なら、必要以上に詳しい事情を説明しなくてもよいでしょう。

 

返信しないという選択肢もある

営業メールが届いたからといって、必ず返信するとは限りません。

特に、

面識がない
一斉送信と思われる
自社とはほとんど関係がない
不審な点がある

といったメールなら、返信しない判断をする場合もあります。

一方、こちらから問い合わせた相手や、すでに商談をしている相手、見積もりを作成してもらった相手などは事情が違います。

「営業メールだから全部無視する」

と考えるのではなく、

これまで相手とどの程度やり取りしているのか

を基準の一つにすると判断しやすくなります。

 

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営業メールには返信しなくてもいい？返信するか迷ったときの判断基準

営業メールを受け取ったとき、

「断る文章を考えるのも大変だし、返信しなくてもいいかな？」

と思うことがあります。

営業メールへの対応は、相手との関係や、それまでのやり取りによって考えることが大切です。

すべての営業メールを同じように扱う必要はありません。

 

すべての営業メールへ返信する必要があるわけではない

会社にはさまざまな営業メールが届きます。

一件ずつすべてに丁寧な返信を作っていると、それだけで時間がかかってしまいます。

そのため、

返信する必要性が高いメール

と、

個別返信までは必要ないと判断するメール

を分けることも大切です。

たとえば、こちらから何も問い合わせていない相手から突然送られてきた営業メールと、自分から資料請求をして担当者と話した後のメールでは、状況が大きく違います。

 

面識のない一斉送信メールの場合

初めて見る会社から届き、内容も多くの会社へ同じように送られていると思われる場合は、個別に返信しないこともあります。

特に、

「自社の事業内容とほとんど関係がない」

「自分の担当業務と明らかに違う」

というメールなら、返信する必要性は低いと判断することもあるでしょう。

もちろん、会社で対応ルールが決まっている場合は、そのルールを優先してください。

 

配信型の営業メールの場合

メールマガジンのような形式で届く案内や、配信停止の方法が案内されているメールもあります。

このような場合は、個別に担当者へ、

「必要ありません」

と返信するより、案内されている方法に従って配信設定を確認するほうが適切なこともあります。

ただし、リンクや送信元に不審な点がある場合は、安易に操作しないよう注意しましょう。

 

不審なメールの場合

営業メールのように見えても、

「送信元がよくわからない」

「内容に不自然な点がある」

「添付ファイルを開くよう強く求められている」

「見覚えのないリンクへ誘導されている」

といった場合があります。

このようなメールに対しては、

「断りの返信をしなければ」

と考えるより、まず社内のルールに従って確認することが大切です。

仕事用のメールであれば、情報管理やセキュリティに関する社内ルールが設けられていることもあります。

判断に迷ったら、担当部署などへ確認しましょう。

 

一度やり取りした相手なら返信したほうがよいケースもある

一方で、相手とすでにやり取りをしている場合は、状況が違います。

たとえば、

こちらから資料を依頼した
一度電話で話した
オンライン商談をした
サービスについて質問した

などです。

相手は、

「検討してもらっている」

と思っている可能性があります。

そのまま返信しないより、

「検討しましたが、今回は見送ります」

と結論を伝えたほうが、双方にとって状況がわかりやすくなります。

 

商談や見積もりまで進んでいる場合

すでに商談を行ったり、見積もりを作ってもらったりしている場合は、断ることが決まった時点で結果を伝えるとよいでしょう。

特に、

「社内で検討して連絡します」

とこちらから伝えている場合は、返答することでやり取りを一区切りにできます。

この場合も長い文章を書く必要はありません。

 

例文

先日はお時間をいただき、ありがとうございました。

社内で検討いたしましたが、今回は導入を見送らせていただくこととなりました。

丁寧にご対応いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

この程度でも、感謝と結論は十分伝えられます。

 

 

商談を依頼された営業メールの断り方｜日程調整をする前に伝えよう

営業メールでは、

「まずは30分ほどオンラインでお話しできませんか？」

「一度ご挨拶も兼ねて訪問させてください」

など、商談を提案されることがあります。

サービスに興味がない場合、

「話だけなら聞いたほうがいいのかな？」

と迷うかもしれません。

しかし、現時点で検討する予定がないのであれば、無理に商談の日程を設定する必要はありません。

断ることが決まっているなら、その段階で伝えるほうが双方の時間を使わずに済みます。

 

オンライン商談を断る例文

オンライン商談を提案されたものの、サービスを検討する予定がない場合は、次のように伝えられます。

 

例文

このたびはご連絡いただき、ありがとうございます。

ご提案内容を拝見いたしましたが、現時点では導入を予定しておりませんので、今回のお打ち合わせにつきましては辞退させていただきます。

せっかくお声がけいただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

「忙しいので商談できません」

と伝えると、

「では来週はいかがですか？」

と日程を変えて提案される可能性があります。

本当の理由が「検討していない」のであれば、その点がわかる文章にするとやり取りを終えやすくなります。

 

訪問商談を断る例文

訪問を提案された場合も、考え方は同じです。

 

例文

ご提案いただき、ありがとうございます。

大変恐縮ではございますが、現在新たなサービスの導入を予定していないため、今回のご訪問につきましては辞退させていただきます。

何卒ご理解いただけますと幸いです。

 

訪問を断るときも、

「来社されると困ります」

のような強い表現を使う必要はありません。

「今回は訪問を受けない」という結論を丁寧に伝えれば十分です。

 

「15分だけでも」と言われた場合

一度商談を断った後に、

「15分だけでも構いません」

「短時間でご説明できます」

と提案されることもあります。

しかし、問題が「時間の長さ」ではなく「サービスを検討していないこと」であれば、時間を短くしても状況は変わりません。

その場合は、

 

例文

ご配慮いただきありがとうございます。

ただ、現時点では導入を検討しておりませんので、今回はお打ち合わせを辞退させていただければと思います。

何卒ご了承ください。

 

と伝えられます。

「時間がないから断る」のではなく、「検討していないため商談しない」という軸を保つことがポイントです。

 

「情報交換だけでも」と提案された場合

「営業ではなく情報交換だけでも」

と言われると、断りにくく感じることがあります。

本当に情報交換をしたいのであれば応じても構いませんが、必要ないと感じているなら無理に予定を作る必要はありません。

 

例文

お声がけいただきありがとうございます。

恐れ入りますが、現在は新たなお打ち合わせの予定を設けておりませんので、今回は辞退させていただきます。

ご理解いただけますと幸いです。

 

相手が「情報交換」と表現していても、自分に必要かどうかを基準に判断しましょう。

 

日程候補を送られてきた場合

営業メールの中に、

「○日10時、○日14時、○日16時はいかがでしょうか？」

と具体的な候補が書かれていることがあります。

この場合も、商談を希望しないなら、候補日の中から無理に選ぶ必要はありません。

 

例文

日程候補をご提示いただき、ありがとうございます。

恐れ入りますが、現在ご提案いただいたサービスの導入を予定していないため、今回はお打ち合わせを見送らせていただきます。

せっかくご調整いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承ください。

 

「どの日も空いていません」

だけでは、別の日程を提示される可能性があります。

商談そのものを断りたいのであれば、その点を伝えましょう。

 

一度了承した商談を断る場合

いったん、

「お話を聞いてみます」

と返事をしたものの、その後事情が変わり、商談をキャンセルしたい場合もあります。

この場合は、予定変更がわかった時点で早めに連絡するとよいでしょう。

 

例文

先日はお打ち合わせの機会をご提案いただき、ありがとうございました。

○日に予定しておりましたお打ち合わせにつきまして、社内で改めて検討した結果、現時点ではサービスの導入を予定していないため、今回は辞退させていただきたくご連絡いたしました。

お時間を確保いただいていたところ申し訳ございません。

何卒ご理解いただけますと幸いです。

 

すでに相手が時間を確保している場合は、

予定を取ってもらったことへの配慮

を一言添えると丁寧です。

 

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資料を送ってもらった後の営業メールはどう断る？

営業担当者から、

「まずは資料をお送りします」

と言われ、サービス紹介資料などを受け取ることがあります。

資料を見た結果、

「今回は必要ないかな」

と思うこともあるでしょう。

資料を送ってもらったからといって、必ず商談や契約へ進まなければならないわけではありません。

検討結果を伝えれば大丈夫です。

 

資料を確認して断る場合

資料を確認したうえで見送る場合は、まず送付してもらったことへのお礼を伝えます。

 

例文

先日は資料をお送りいただき、ありがとうございました。

内容を確認し社内でも検討いたしましたが、今回は導入を見送らせていただくこととなりました。

丁寧にご案内いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

「資料を見た」ということを簡潔に伝えれば、相手にも検討したことがわかります。

 

条件が合わなかった場合

資料を確認したものの、自社が求めている条件と合わなかった場合もあります。

 

例文

資料をお送りいただき、ありがとうございます。

内容を確認いたしましたが、今回弊社で検討している条件とは異なる部分があるため、今回は見送らせていただきます。

せっかくご案内いただいたところ恐縮ですが、ご理解いただけますと幸いです。

 

条件について細かく説明する必要がなければ、

「検討している条件とは異なるため」

程度でも構いません。

 

社内で検討した結果、見送る場合

自分一人ではなく、上司や担当部署と相談した結果断るケースもあります。

 

例文

先日は詳しい資料をお送りいただき、ありがとうございました。

社内で検討いたしました結果、現時点では導入を見送ることとなりました。

ご丁寧にご対応いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

 

「誰が反対したのか」などを説明する必要はありません。

「社内で検討した結果」とまとめると自然です。

 

資料送付へのお礼を入れる

資料を送ってもらった後の返信では、

「資料ありがとうございました」

という一言を入れるだけでも印象が変わります。

特に相手が自社向けに資料を準備してくれた場合は、

「丁寧に資料をご準備いただき、ありがとうございました」

と伝えてもよいでしょう。

ただし、お礼を長く書きすぎて、

「とても参考になりました。大変魅力的なサービスだと思います」

などと強く褒めると、その後に断る結論とのつながりが不自然になることがあります。

感謝は伝えつつ、結論はシンプルにまとめましょう。

 

今後の案内も必要ない場合

資料を受け取った後に、

「今後も新しい資料をお送りします」

と言われることがあります。

今後の案内も必要ないのであれば、その時点で伝えても構いません。

 

例文

資料をお送りいただき、ありがとうございました。

検討いたしましたが、今回は導入を見送らせていただきます。

また、現時点では今後も導入予定がございませんので、今後の営業に関するご案内につきましても、お控えいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

 

今後も不要だとわかっているなら、曖昧にせず伝えておくことで、同じやり取りを繰り返しにくくなります。

 

 

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無料体験・デモ・説明会を勧められたときの断り方

営業では、

「無料なので一度お試しください」

「デモを見るだけでも大丈夫です」

「説明会だけでも参加しませんか？」

と提案されることがあります。

無料と言われると、

「お金がかからないなら、断るのは悪いかな？」

と感じるかもしれません。

ですが、無料であっても時間は必要です。

必要ないと判断しているのであれば、無理に参加する必要はありません。

 

無料体験を断る例文

無料体験を勧められた場合は、

 

例文

このたびは無料体験をご案内いただき、ありがとうございます。

恐れ入りますが、現時点ではサービスの導入を検討していないため、今回は体験を辞退させていただきます。

せっかくご案内いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承ください。

と伝えられます。

「無料だから」という点ではなく、

サービスを検討しているかどうか

で判断するとわかりやすくなります。

 

デモを断る例文

実際の画面を見せるデモを提案されることもあります。

 

例文

デモの機会をご提案いただき、ありがとうございます。

大変恐縮ですが、現在は導入を予定しておりませんので、今回は辞退させていただきます。

ご配慮いただいたところ申し訳ございませんが、ご理解いただけますと幸いです。

 

デモを見る予定がないのであれば、

「今は忙しいので」

ではなく、

「導入を予定していない」と伝えるほうが再調整につながりにくくなります。

 

説明会やセミナーを断る例文

サービス説明会やセミナーへの参加を勧められた場合も同じです。

 

例文

説明会についてご案内いただき、ありがとうございます。

今回は参加を見送らせていただきます。

せっかくお声がけいただいたところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

 

説明会だけを断るのであれば、サービス自体について詳しく触れなくても構いません。

 

「無料なのでぜひ」と再提案された場合

一度断った後、

「費用は一切かかりませんので、ぜひ」

と再提案されることもあります。

しかし、自分が断っている理由が費用ではないなら、その点を明確にしましょう。

 

例文

ご配慮いただき、ありがとうございます。

費用面ではなく、現時点ではサービス自体の導入を予定していないため、今回は辞退させていただければと思います。

何卒ご了承ください。

 

これなら、

「無料なら参加するのでは？」という認識の違いを解消できます。

 

サービス自体を検討していない場合

無料体験やデモだけを断ると、

「では資料だけでも」

「別の日ならいかがですか？」

と別の提案につながることがあります。

サービス自体を検討していないのであれば、

「今回はデモを見ません」

だけではなく、

「現在サービスの導入自体を予定していません」

と伝えたほうがわかりやすいでしょう。

断る対象が、

無料体験なのか
デモなのか
サービスそのものなのか

を整理してから返信することがポイントです。

 

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一度商談した後の営業メールを角を立てずに断る方法

一度商談をすると、突然届いた営業メールよりも断りにくく感じるものです。

「時間を取って詳しく説明してもらったし……」

「いろいろ質問にも答えてもらったから申し訳ない」

と感じることもあるでしょう。

しかし、商談は検討するための場でもあります。

話を聞いた結果、

「今回は合わない」

と判断することはあります。

必要なのは、無理に契約へ進むことではなく、検討結果を丁寧に伝えることです。

 

商談後に断る基本例文

まずは商談の時間を取ってもらったことへのお礼を伝えます。

 

例文

先日はお忙しい中、お打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。

社内で検討いたしました結果、今回は導入を見送らせていただくこととなりました。

詳しくご説明いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

商談後だからといって、断る理由を何段落も書く必要はありません。

商談へのお礼＋検討結果

が伝われば、基本的な返信としてまとまります。

 

詳しく説明してもらった後の場合

相手が時間をかけて説明してくれた場合は、その点への感謝を一言加えると自然です。

 

例文

先日は弊社の状況に合わせて詳しくご説明いただき、ありがとうございました。

内容を踏まえて社内で検討いたしましたが、今回は導入を見送ることとなりました。

丁寧にご対応いただいたところ恐縮ですが、ご理解いただけますと幸いです。

 

相手の説明内容をすべて振り返る必要はありません。

「詳しく説明してもらったことへのお礼」が伝われば十分です。

 

デモまで実施してもらった場合

商談の中で実際のサービス画面を見せてもらうなど、デモを実施してもらった場合もあります。

 

例文

先日はお打ち合わせならびにデモのご説明をいただき、ありがとうございました。

社内で検討を重ねましたが、今回は導入を見送らせていただくこととなりました。

お時間をいただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

 

「ここまでしてもらったから断れない」と考える必要はありません。

相手の対応への感謝と、こちらの結論を分けて伝えましょう。

 

複数回打ち合わせをした場合

何度か打ち合わせを重ねた後は、さらに断りにくく感じるかもしれません。

この場合も、基本的な考え方は変わりません。

 

例文

これまで複数回にわたりお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。

社内で慎重に検討いたしました結果、今回は導入を見送ることとなりました。

さまざまなご提案をいただいた中、このような回答となり恐縮ですが、何卒ご理解いただけますと幸いです。

 

複数回対応してもらった場合は、

「これまでお時間をいただいたこと」

に触れると丁寧です。

 

時間を取ってもらったことへの感謝を伝える

商談後の断りメールでは、

「断ることへの謝罪」

ばかりを書こうとしなくても大丈夫です。

むしろ、

「先日はありがとうございました」

「詳しくご説明いただきありがとうございました」

という感謝を伝え、その後で結論を書くと自然です。

たとえば、

「せっかく何度も説明していただいたのに、本当に申し訳なく、心苦しいのですが……」

と長く謝るより、

「丁寧にご説明いただきありがとうございました。検討の結果、今回は見送らせていただきます。」

としたほうが結論もわかりやすくなります。

 

今後の可能性を残しておきたい場合

今回は見送るものの、将来的に再検討する可能性があるケースもあります。

その場合は、

 

例文

今回は導入を見送ることとなりましたが、今後状況が変わった際には、改めてご相談させていただく可能性もございます。

その際はどうぞよろしくお願いいたします。

 

と添える方法があります。

ただし、今後も利用する可能性がないのであれば、無理にこの文章を入れる必要はありません。

「相手に悪いから」という理由だけで将来の可能性を残すと、再度営業を受けることがあります。

本当に可能性があるかどうかを基準にしましょう。

 

 

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見積もりをもらった後の営業メールの断り方

見積もりまで作成してもらうと、

「ここまでしてもらったのに断っていいのかな？」

と迷いやすくなります。

ですが、見積もりは条件や費用を確認し、契約するかどうかを判断するための材料でもあります。

内容を確認した結果、条件が合わなかったり、別の方法を選んだりすることはあります。

断ると決めたのであれば、見積もりを作成してもらったことへのお礼を伝えたうえで、結果を知らせましょう。

 

見積もり後に断る基本例文

特別な理由まで伝える必要がない場合は、次のような形でまとめられます。

 

例文

このたびはお見積もりをご作成いただき、ありがとうございました。

社内で検討いたしました結果、今回は導入を見送らせていただくこととなりました。

ご対応いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

 

ポイントは、

見積もり作成へのお礼

を最初に入れることです。

その後に検討結果を簡潔に伝えます。

 

予算が合わなかった場合

予算が理由で見送る場合は、

 

例文

このたびはお見積もりをご作成いただき、ありがとうございます。

社内で検討いたしましたが、現在の予算状況を踏まえ、今回は導入を見送らせていただくこととなりました。

せっかくご提案いただいたところ恐縮ですが、ご理解いただけますと幸いです。

 

と伝えられます。

ただし、

「価格が高すぎます」

と相手の価格設定を否定する必要はありません。

あくまで、

「自社の現在の予算とは合わなかった」

という伝え方にするとやわらかくなります。

条件が合わなかった場合

金額以外の条件が合わないこともあります。

その場合は、

 

例文

お見積もりならびに詳細をご案内いただき、ありがとうございました。

検討いたしましたが、今回は弊社の希望条件と合わない部分があるため、見送らせていただきます。

ご対応いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承ください。

 

とまとめられます。

条件を詳しく説明する必要がないなら、

「希望条件と合わない部分がある」

程度でもよいでしょう。

 

他社へ決めた場合

複数社から見積もりを取って比較した結果、別の会社へ決めることもあります。

 

例文

このたびはお見積もりをご提示いただき、ありがとうございました。

社内で検討いたしました結果、今回は別の方法で進めることとなりましたため、ご提案につきましては見送らせていただきます。

丁寧にご対応いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

「他社へ決めました」と明確に伝えても構いませんが、相手との関係や社内方針によっては、

「別の方法で進めることとなりました」

とまとめることもできます。

 

導入自体が見送りになった場合

比較した結果ではなく、

「そもそも今回は導入しないことになった」

という場合もあります。

 

例文

お見積もりをご作成いただき、ありがとうございました。

社内で改めて検討した結果、今回はサービスの導入自体を見送ることとなりました。

お手数をおかけしたところ恐縮ですが、何卒ご理解いただけますと幸いです。

 

この場合、

「他社へ決めた」

と誤解されないよう、

「導入自体を見送った」

と伝える方法があります。

 

値下げ提案を受けたくない場合

予算を理由に断ると、

「価格を調整します」

「特別価格をご案内できます」

と提案されることがあります。

もし価格が下がっても契約する予定がないのであれば、

「予算が合わない」

だけを理由にしないほうがよいでしょう。

たとえば、

 

例文

社内で総合的に検討した結果、今回は導入を見送ることとなりました。

現時点では条件変更による再検討も予定しておりませんので、何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

と伝えれば、

「条件を変えれば検討する」

という意味になりにくくなります。

 

見積もりを作ってもらったことへのお礼を伝える

見積もり後に断るときは、

「申し訳ありません」

を何度も繰り返すより、

「お見積もりをご作成いただきありがとうございました」

という感謝をしっかり伝えることを意識してみてください。

相手が時間をかけて対応してくれたことへの感謝と、

「今回は契約しない」

という判断は別のものです。

感謝を伝えたうえで結論を明確にすることで、読みやすく丁寧な断りメールにまとめやすくなります。

 

 

予算を理由に営業メールを断るには？値下げ提案につながりにくい伝え方

営業の提案内容自体は悪くないものの、

「今の予算では難しい」

という理由で断ることもあります。

このような場合は、予算を理由として伝えても構いません。

ただし、注意したいのは、

「予算がない＝価格が下がれば契約できる」

と相手に受け取られる可能性があることです。

本当に価格だけが問題なのか、それとも価格に関係なく今回は導入しないのかによって、伝え方を変えましょう。

 

本当に予算だけが理由の場合

サービスそのものには興味があり、

「もう少し予算があれば検討したかった」

という場合は、その状況が伝わる文章にできます。

 

例文

このたびはご提案いただき、ありがとうございます。

社内で検討いたしましたが、現在の予算状況では導入が難しいため、今回は見送らせていただくこととなりました。

せっかくご提案いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

この場合は、本当に予算が主な理由なので、

「現在の予算状況では難しい」

と伝えて問題ありません。

将来的に予算を確保できれば検討したいのであれば、

「今後状況が変わりました際には、改めて検討させていただければと思います」

と加える方法もあります。

ただし、これは本当に将来検討する可能性がある場合だけにしましょう。

 

現在は予算を確保できない場合

「今年度はすでに予算の使い道が決まっている」

「新しいサービスへ使える予算がない」

ということもあります。

この場合は、

 

例文

ご提案いただき、ありがとうございます。

現在、新たなサービス導入に充てる予算の確保が難しいため、今回は見送らせていただきます。

ご案内いただいたところ恐縮ですが、何卒ご理解いただけますと幸いです。

 

と伝えられます。

具体的な予算額まで知らせる必要はありません。

「あと○万円安ければ契約できます」

などと書くと、価格交渉の意味として受け取られることがあります。

値下げ交渉をするつもりがないのであれば、細かな金額は書かずにまとめるほうがわかりやすいでしょう。

 

予算に関係なく導入しない場合

実際には、

「予算があっても、このサービスは導入しない」

というケースもあります。

この場合に、

「予算がないので断ります」

とだけ伝えると、相手から、

「では価格を調整します」

と返ってくるかもしれません。

本当の理由が価格だけではないなら、

 

例文

社内で総合的に検討いたしましたが、今回は導入を見送らせていただくこととなりました。

現時点では再検討の予定もございません。

せっかくご提案いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

とする方法があります。

「総合的に検討した結果」とすることで、価格だけの問題ではないことが伝わりやすくなります。

 

「値下げできます」と言われた場合

予算を理由に断った後、

「特別価格をご案内できます」

「費用を調整できます」

と提案されることがあります。

本当に価格が下がれば検討できるのであれば、条件を確認してもよいでしょう。

一方、もう契約する予定がないのであれば、再び価格について話し合う必要はありません。

 

例文

ご配慮いただき、ありがとうございます。

大変ありがたいお申し出ではございますが、社内で検討した結果、今回は条件変更にかかわらず導入を見送ることとなっております。

何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

「値下げしてもらっても断るのは申し訳ない」

と思うかもしれませんが、必要のないサービスを価格だけを理由に再検討する必要はありません。

 

再提案も必要ない場合

価格を変えた提案や別プランの案内も必要ない場合は、その点を明確にできます。

 

例文

ご提案いただき、ありがとうございます。

今回は導入を見送ることとなっており、別プランや条件変更による再検討も予定しておりません。

恐れ入りますが、今回の件につきましては、こちらで終了とさせていただけますと幸いです。

 

このように、

「別の条件でも検討しない」

と伝えれば、次々と別プランを提案される状況を避けやすくなります。

 

 

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他社に決めた場合の営業メールの断り方｜会社名まで伝える必要はある？

複数の会社を比較した結果、

「今回は別の会社へお願いすることにした」

というケースもあります。

他社に決めたことを営業担当者へ伝えると、

「理由を聞かれそう」

「どこの会社か聞かれたらどうしよう」

と心配になるかもしれません。

ですが、必要な範囲で結果を伝えれば大丈夫です。

 

他社へ決めたことを伝える基本例文

他社へ決めたことを伝えて問題ない場合は、次のように書けます。

 

例文

このたびはご提案いただき、ありがとうございました。

社内で検討いたしました結果、今回は他社のサービスを利用することとなりましたため、ご提案につきましては見送らせていただきます。

丁寧にご対応いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

「他社に決めた」と伝えることで、

「もう少し検討を続けている」

という誤解を避けやすくなります。

 

他社を選んだ理由まで説明する必要はある？

相手から、

「差し支えなければ、他社を選ばれた理由を教えていただけますか？」

と聞かれる場合があります。

答えても問題ない内容であれば、

「弊社が必要としている機能との兼ね合いで判断しました」

「現在の運用との相性を踏まえて決定しました」

など、簡潔に伝える方法があります。

一方で、詳しく説明したくない場合は、

「複数の条件を踏まえ、総合的に判断いたしました」

とまとめてもよいでしょう。

選定理由を細かく説明しなければ断れないわけではありません。

 

他社名を聞かれた場合

営業担当者から、

「どちらのサービスに決められましたか？」

と聞かれることもあります。

社内方針などで問題がなければ答えることもできますが、必ず伝えなければならないものではありません。

回答を控えたい場合は、

 

例文

恐れ入りますが、選定先などの詳細につきましては、回答を控えさせていただければと思います。

何卒ご了承ください。

 

と伝える方法があります。

相手に聞かれたからといって、社内の情報をすべて伝える必要はありません。

 

比較内容を詳しく聞かれた場合

「価格ですか？」

「機能ですか？」

「サポート内容でしょうか？」

と詳しく聞かれることもあります。

答えられる範囲で伝えたい場合は構いません。

ただし、断るために細かな比較表を説明する必要はありません。

たとえば、

「価格だけではなく、機能や現在の運用との相性などを含めて総合的に判断いたしました」

とまとめることもできます。

また、相手から、

「その条件なら弊社でも対応できます」

と言われても、すでに選定を終えているのであれば、

「すでに社内で決定しておりますので、今回は見送らせていただきます」

と結論を変えずに伝えればよいでしょう。

 

今後の関係を残しておきたい場合

今回は他社へ決めたものの、

「将来また比較する可能性がある」

「別の案件で相談する可能性がある」

という場合もあります。

その場合は、

 

例文

今回は別のサービスを利用することとなりましたが、今後別の機会にご相談させていただくこともあるかと存じます。

その際は、どうぞよろしくお願いいたします。

 

と添えることができます。

ただし、今後の可能性がないのであれば、無理にこの文章を入れる必要はありません。

「丁寧に断ること」と「将来の可能性を残すこと」は別です。

 

 

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社内方針を理由に営業メールを断る場合の伝え方

営業メールを受け取ったものの、

「現在は新しい取引先を増やさない方針になっている」

「新しいシステムの導入を控えている」

など、会社側の方針によって断る場合もあります。

この場合も、社内事情を細かく説明する必要はありません。

必要な範囲で簡潔に伝えましょう。

 

社内方針で見送る場合

基本的には、

 

例文

このたびはご提案いただき、ありがとうございます。

社内で確認いたしましたが、現在の方針を踏まえ、今回は見送らせていただくこととなりました。

せっかくご提案いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

と伝えられます。

「社内方針」と書く場合でも、どのような会議で誰が決定したのかまで説明する必要はありません。

 

新規取引を控えている場合

現在、新しい会社との取引自体を増やしていない場合は、

 

例文

ご連絡いただき、ありがとうございます。

恐れ入りますが、現在弊社では新規のお取引を控えておりますため、今回のご提案は見送らせていただきます。

何卒ご理解いただけますと幸いです。

 

と伝える方法があります。

本当に会社として新規取引を控えている場合に使いやすい表現です。

 

新しいサービスを導入する予定がない場合

「新規取引すべてを断っているわけではないけれど、この種類のサービスを増やす予定がない」

という場合もあります。

 

例文

このたびはご提案いただき、ありがとうございます。

現在、同種のサービスについて新たな導入を予定していないため、今回は見送らせていただきます。

せっかくご案内いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承ください。

 

このように対象を限定すれば、

「会社として何も新しいことをしない」

という意味にはなりません。

 

自分に決定権がない場合

営業メールが自分宛てに届いても、自分が導入を決める立場ではないことがあります。

この場合、

「私には決定権がありません」

だけで終えると、

「では決裁者を紹介してください」

と返される可能性があります。

社内で確認した結果、取り次ぐ必要がないのであれば、

 

例文

ご連絡いただき、ありがとうございます。

社内で確認いたしましたが、現在ご提案いただいた内容について検討の予定はございませんので、今回は見送らせていただきます。

何卒ご了承ください。

 

と伝えるほうが、やり取りを終えやすくなります。

 

自分が営業窓口ではない場合

自分が担当ではない場合、

「担当者を教えてください」

と聞かれることもあります。

しかし、会社として営業を受け付ける必要がないのであれば、担当者の情報を伝える必要はありません。

 

例文

お問い合わせいただきありがとうございます。

恐れ入りますが、弊社では現在ご提案いただいた内容について新規の検討を行っておりません。

そのため、担当部署へのお取り次ぎにつきましても控えさせていただきます。

何卒ご了承ください。

 

「自分は担当ではないから別の人へ」

と安易に転送するのではなく、社内ルールに沿って対応しましょう。

 

 

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取引先からの営業提案を断るには？今の関係を大切にする返信例

営業メールは、知らない会社から届くものだけではありません。

普段取引している会社から、

「新しいサービスも利用しませんか？」

「こちらの商品もご検討ください」

と提案されることがあります。

現在の取引関係があるため、

「断ったら気まずくならないかな？」

と心配になることもあるでしょう。

この場合は、

現在の取引への感謝

と、

今回の提案を断ること

を分けて考えると文章を作りやすくなります。

 

既存取引先への基本例文

普段から取引がある相手なら、少し丁寧にお礼を入れると自然です。

 

例文

いつも大変お世話になっております。

このたびは新たなサービスについてご提案いただき、ありがとうございます。

社内で検討いたしましたが、今回は導入を見送らせていただくこととなりました。

せっかくご提案いただいたところ恐縮ですが、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

 

最後に、

「今後ともよろしくお願いいたします」

と入れることで、今回の提案は断るものの、現在の関係まで終わらせたいわけではないことが伝わります。

 

今回の提案だけ断る場合

現在利用しているサービスには満足しているものの、追加提案だけ必要ないこともあります。

その場合は、

 

例文

いつもお世話になっております。

今回ご提案いただきました○○につきまして、社内で検討いたしましたが、現時点では導入を予定していないため、今回は見送らせていただきます。

現在お取引いただいている○○につきましては、引き続きよろしくお願いいたします。

 

と書く方法があります。

「追加提案を断ること」と「現在の取引」を明確に分けられます。

 

今後も同じ提案は必要ない場合

同じ内容の提案を何度も受けていて、

「このサービスについては今後も案内は必要ない」

という場合もあります。

 

例文

いつもお世話になっております。

○○についてご案内いただきありがとうございます。

恐れ入りますが、現在および今後についても導入を予定しておりませんので、同サービスに関する今後のご案内はお控えいただけますと幸いです。

なお、現在のお取引につきましては、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

 

これなら、特定の営業提案だけを断ることができます。

 

普段お世話になっていることへの感謝を伝える

既存取引先の場合は、

「いつもお世話になっております」

だけでも、現在の関係を前提にした文章になります。

必要に応じて、

「日頃よりご対応いただきありがとうございます」

と添えてもよいでしょう。

ただし、

「いつも本当に素晴らしいご提案をありがとうございます」

などと必要以上に褒めると、今回も興味があるように見える可能性があります。

感謝は自然な範囲で十分です。

 

現在の取引と今回の提案を分けて考える

「取引先だから断れない」

と考えてしまうと、必要のないサービスまで受け入れることになりかねません。

現在の取引に感謝していることと、新しい提案を受け入れることは別です。

文章でも、

現在の取引→引き続きお願いしたい

今回の追加提案→見送る

と分けて書くことで、意図を伝えやすくなります。

 

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知人や取引先から紹介された営業を断るときの伝え方

知人や取引先から、

「良い会社があるので紹介します」

と言われ、営業担当者を紹介されることがあります。

自分から探した会社ではないため、

「紹介してもらった手前、断りにくい……」

と感じるかもしれません。

しかし、紹介を受けたからといって、必ず契約しなければならないわけではありません。

紹介への感謝と契約の判断は分けて考えましょう。

 

紹介された会社への断り方

紹介された相手へは、

「紹介だから特別な断り方をしなければ」

と難しく考えなくても大丈夫です。

 

例文

このたびは○○様よりご紹介いただき、ご連絡ありがとうございました。

ご提案内容について検討いたしましたが、今回は見送らせていただくこととなりました。

せっかくご案内いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

紹介された経緯に触れつつ、通常の営業メールと同じように結論を伝えます。

 

紹介者にも連絡したほうがいい？

紹介者へ結果を伝えるかどうかは、関係性や紹介の経緯によって変わります。

たとえば、

「私から先方に話しておくね」

と言って紹介してもらった場合や、紹介者がその後の状況を気にしている場合は、

「ご紹介ありがとうございました。今回は条件が合わず見送ることになりました」

と簡単に伝えておく方法があります。

一方、単に連絡先を教えてもらっただけで、その後紹介者が関わっていない場合は、必ず報告しなければならないとは限りません。

状況に合わせて判断しましょう。

 

紹介してもらったことへの感謝を伝える

紹介者へ連絡する場合は、

「紹介してくれたのに契約しなくて申し訳ない」

と謝りすぎるより、

紹介してくれたことへの感謝

を伝えると自然です。

たとえば、

「先日は○○様をご紹介いただき、ありがとうございました。お話を伺い検討しましたが、今回は見送ることとなりました。」

という形です。

紹介者の判断を否定するような言い方は避け、

「自分たちの条件には今回は合わなかった」

という形でまとめるとよいでしょう。

 

断る理由はどこまで説明する？

紹介された会社だからといって、細かな断り理由まで説明する必要はありません。

「現在の条件には合わなかったため」

「社内で検討した結果、今回は見送ることになったため」

といった説明でも十分です。

特に紹介者へ、

「価格が高かった」

「担当者が合わなかった」

など、相手への否定的な感想を詳しく伝える必要はありません。

 

紹介者との関係にも配慮する

紹介を断るときは、

紹介された会社への対応

と、

紹介者への対応

を分けて考えるとわかりやすくなります。

紹介された会社には、検討結果を丁寧に伝えます。

紹介者には、必要に応じて、

「ご紹介いただきありがとうございました」

とお礼を伝えます。

「契約しなかったから紹介者にも失礼」

と考えすぎなくても大丈夫です。

最終的に契約するかどうかは、条件や必要性を踏まえて判断しましょう。

 

 

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問い合わせフォームから届く営業メールへの対応方法

会社や個人事業のWebサイトに問い合わせフォームを設置していると、顧客からの問い合わせだけでなく、営業目的のメッセージが届くことがあります。

問い合わせだと思って確認したら、

「弊社サービスをご紹介したく、ご連絡しました」

という内容だったという経験がある方もいるでしょう。

このような営業に毎回対応していると負担になることがあります。

返信する場合の文章だけでなく、今後の対応方法も考えてみましょう。

 

営業目的の問い合わせへ返信する場合

問い合わせフォーム経由でも、返信する場合の基本は通常の営業メールと同じです。

例文

お問い合わせいただき、ありがとうございます。

恐れ入りますが、現在ご提案いただいたサービスの導入は予定しておりませんので、今回は見送らせていただきます。

何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

問い合わせフォームから届いたからといって、特別に長い文章を書く必要はありません。

 

営業目的の利用を断る例文

問い合わせフォームを顧客対応など特定の目的で設置しており、営業目的での利用を控えてほしい場合は、その点を伝える方法があります。

 

例文

お問い合わせいただきありがとうございます。

恐れ入りますが、当フォームはお客様からのお問い合わせ受付を目的としているため、営業・ご提案を目的としたご連絡につきましては対応いたしかねます。

何卒ご理解くださいますようお願いいたします。

 

これなら、

「今回の会社だけを断る」

というより、

問い合わせフォームの利用目的

を伝える形になります。

 

今後の送信も控えてほしい場合

同じ会社から繰り返し問い合わせフォーム経由で営業が届く場合は、

 

例文

恐れ入りますが、営業を目的としたお問い合わせには対応しておりません。

また、今後同様のご案内につきましても、お控えいただけますようお願いいたします。

 

と伝える方法があります。

「今後も不要」という意思を明確にすることがポイントです。

 

問い合わせフォームに案内文を入れる場合

営業目的の問い合わせが多いのであれば、フォーム付近に案内文を掲載する方法もあります。

たとえば、

「当フォームはお客様からのお問い合わせ専用です。営業を目的としたご連絡には返信しておりません。」

などです。

ただし、実際に掲載する内容は、自社の運用方針に合わせて決めましょう。

案内文を設置しただけで営業が完全になくなるとは限りませんが、対応方針を明示できます。

 

社内で対応方法を統一する

問い合わせフォームへの営業が頻繁に届く場合は、

「誰が返信するのか」

「どのような営業には返信するのか」

「返信しない場合はどう処理するのか」

といったルールを決めておくと、担当者ごとの負担を減らしやすくなります。

担当者によって、

「毎回丁寧に長文返信する」

「全部無視する」

と対応が大きく違うより、基本方針があるほうが迷いにくくなります。

 

 

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電話営業の後にメールで断る場合はどう書く？

営業電話を受けたとき、その場では断りきれず、

「一度資料を送ってください」

「社内で確認します」

と答えることがあります。

電話を切った後に考えて、

「やっぱり今回は必要ない」

と思うこともあるでしょう。

その場合は、メールで断っても構いません。

電話で保留にしたからといって、必ず商談へ進む必要はありません。

 

電話で話を聞いた後に断る場合

電話で一度説明を聞いた後なら、

「先ほどはありがとうございました」

と一言入れると自然です。

 

例文

先ほどはお電話にてご説明いただき、ありがとうございました。

改めて検討いたしましたが、現時点ではサービスの導入を予定していないため、今回は見送らせていただきます。

せっかくご案内いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

電話の内容をすべて書き直す必要はありません。

電話へのお礼と結論だけでも十分です。

 

電話では保留にしたものの断ることにした場合

電話中にすぐ判断できず、

「検討します」

と答えることもあります。

その後、断ることに決めたなら、

 

例文

先ほどはお電話いただき、ありがとうございました。

社内で確認いたしました結果、今回は導入を見送らせていただくこととなりました。

お時間をいただきありがとうございました。

何卒よろしくお願いいたします。

 

と伝えられます。

電話で「検討します」と言ったことと、その後検討した結果断ることは矛盾しません。

 

資料を送ってもらった後の場合

電話後に資料を送ってもらい、それを確認して断る場合は、

 

例文

先日はお電話ならびに資料のご送付をいただき、ありがとうございました。

内容を確認いたしましたが、今回は導入を見送らせていただくこととなりました。

丁寧にご案内いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

と書けます。

電話と資料の両方に対応してもらったことへのお礼を簡潔に入れます。

 

商談の日程を決める前に断る場合

電話で、

「後ほど商談の日程をメールします」

という話になったものの、その後必要ないと判断することもあります。

その場合は、日程調整が始まる前に伝えるとスムーズです。

 

例文

先ほどはお電話いただき、ありがとうございました。

お打ち合わせについてご提案いただきましたが、改めて社内で確認した結果、現時点では導入を予定していないため、今回は辞退させていただきます。

せっかくお声がけいただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承ください。

 

「日程が合わない」のではなく、商談自体を希望していないのであれば、その点が伝わるようにします。

 

電話で断れなかったことを気にしすぎない

突然営業電話がかかってくると、その場ですぐに判断できないこともあります。

「とりあえず資料だけお願いしてしまった」

「つい検討しますと言ってしまった」

ということもあるでしょう。

その後、落ち着いて内容を確認してから、

「今回は必要ない」

と判断しても問題ありません。

大切なのは、必要がないとわかった後も曖昧な状態を続けることではなく、結論が出た時点でわかりやすく伝えることです。

電話でうまく断れなかった場合も、メールなら文章を確認しながら落ち着いて伝えられます。

 

 

営業メールの断り文をやわらかくするクッション言葉

営業メールを断るとき、

「断る結論は伝えたいけれど、冷たい文章にはしたくない」

と感じることがあります。

そんなときに使いやすいのが、断る言葉の前に添えるクッション言葉です。

たとえば、

「今回は見送ります」

とだけ書くより、

「せっかくご提案いただいたところ恐縮ですが、今回は見送らせていただきます」

としたほうが、やわらかな印象になります。

ただし、クッション言葉をたくさん入れればよいわけではありません。

大切なのは、

相手への配慮を示しながら、結論はわかりやすく伝えること

です。

 

「せっかくのお申し出ではございますが」

相手が自分たちのために提案してくれたことへ配慮したい場合に使いやすい表現です。

たとえば、

 

例文

せっかくのお申し出ではございますが、社内で検討した結果、今回は見送らせていただくこととなりました。

 

という形です。

「提案してくれたこと自体はありがたい」

という気持ちを示しながら、断る結論へつなげられます。

特に、知人から紹介された相手や、普段から付き合いのある取引先などにも使いやすいでしょう。

ただし、初めて届いた一斉送信と思われる営業メールにまで、毎回このような丁寧な表現を使う必要はありません。

相手との関係に合わせて調整しましょう。

 

「大変恐縮ではございますが」

「恐縮ですが」は、相手に対して申し訳なく思う気持ちや、お願いしにくいことを伝えるときに使いやすい言葉です。

営業メールを断る場面では、

 

例文

大変恐縮ではございますが、現時点では導入を予定していないため、今回は辞退させていただきます。

 

と使えます。

少し丁寧な印象になるため、商談後や取引先への返信にもなじみやすいでしょう。

一方で、文章全体がすでに丁寧なら、

「恐縮ですが」

だけでも十分なことがあります。

「大変恐縮ではございますが、誠に申し訳ございませんが……」

と似た表現を重ねすぎないようにしましょう。

 

「ありがたいお話ではございますが」

相手から魅力的な提案を受けたものの、自社では利用する予定がない場合などに使えます。

 

例文

ありがたいお話ではございますが、現在の弊社の状況を踏まえ、今回は見送らせていただきます。

何卒ご理解いただけますと幸いです。

 

ただし、

「非常に魅力的なサービスで、ぜひ利用したいところなのですが……」

などと必要以上に持ち上げると、

「それなら条件を変えれば契約してもらえるのでは？」

と思われる可能性があります。

やわらかくするための言葉と、相手に期待を持たせる言葉は分けて考えましょう。

 

「申し訳ございませんが」

シンプルで使いやすいクッション言葉です。

 

例文

申し訳ございませんが、現在は新たなサービスの導入を予定しておりませんので、今回は見送らせていただきます。

 

と使えます。

ただし、営業提案を断ることについて、何度も謝る必要はありません。

「申し訳ございません」

「本当に申し訳ございません」

「せっかくなのに大変申し訳ございません」

と繰り返すと、文章が必要以上に重くなります。

一度丁寧に伝えれば十分です。

 

クッション言葉を使いすぎない

文章をやわらかくしたいと思うあまり、

「大変恐縮ではございますが、せっかくご提案いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございませんが……」

とクッション言葉を重ねると、肝心の結論までが長くなってしまいます。

営業メールを断る場合は、

クッション言葉＋結論

くらいにすると読みやすくなります。

たとえば、

「せっかくご提案いただいたところ恐縮ですが、今回は見送らせていただきます。」

これだけでも十分丁寧です。

 

丁寧にしすぎて結論を曖昧にしない

営業メールをやんわり断るときに最も気をつけたいのが、

やわらかくすることと、曖昧にすることは違う

という点です。

たとえば、

「せっかくのお話なので、また何かございましたら検討できればと思います」

だけでは、今回断るのかどうかがはっきりしません。

まず、

「今回は見送らせていただきます」

と結論を伝えます。

その前後にクッション言葉を加えることで、

結論は明確だけれど印象はやわらかい文章

を作ることができます。

 

 

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営業メールを断るときに使いやすい締めの言葉

営業メールの本文を書いた後、

「最後は何と書けばいいの？」

と迷うことがあります。

特に断りメールでは、

「よろしくお願いします」

だけで終わっていいのか、

「申し訳ありません」

ともう一度書いたほうがいいのか悩みやすいでしょう。

締めの言葉は、今後相手とどのような関係を続けたいかによって変えると自然です。

 

今回だけ見送る場合

今回の提案だけを断り、今後について特に触れる必要がないなら、

「何卒ご了承いただけますと幸いです」

「何卒ご理解くださいますようお願いいたします」

などが使いやすいでしょう。

 

例文

社内で検討いたしましたが、今回は見送らせていただくこととなりました。

せっかくご提案いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

このように締めれば、余計な可能性を残さず、丁寧に文章を終えられます。

 

今後の可能性を残す場合

今回は断るものの、将来的には相談する可能性があるなら、その点に触れる方法があります。

 

例文

今回は見送らせていただきますが、今後状況が変わりました際には、改めてご相談させていただければと思います。

その際はどうぞよろしくお願いいたします。

 

この文章なら、

「今回は契約しない」

という結論と、

「将来的には可能性がある」

という状況を分けて伝えられます。

ただし、本当に可能性がある場合に使いましょう。

 

今後の営業も断る場合

今後の営業案内も必要ない場合は、

「またよろしくお願いします」

と締めるより、今後の連絡について明確にしたほうがよいでしょう。

 

例文

恐れ入りますが、今後の営業に関するご案内につきましても、お控えいただけますと幸いです。

何卒ご理解くださいますようお願いいたします。

 

これなら、強い言い方をせずに今後の営業も断れます。

 

取引先との関係を続けたい場合

既存取引先から追加サービスを提案された場合などは、

「今回の提案は断るけれど、現在の取引は続けたい」

ことがわかる締め方にします。

 

例文

今回のご提案につきましては見送らせていただきますが、現在のお取引につきましては、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

 

こう書けば、今回の断りと現在の関係を分けられます。

 

感謝を伝えて終える場合

商談や見積もりなどで時間を取ってもらった相手には、最後に改めて感謝を伝える方法もあります。

 

例文

このたびは丁寧にご対応いただき、ありがとうございました。

何卒ご理解いただけますと幸いです。

 

「断って申し訳ありません」と謝るだけではなく、

「対応してくれたことへの感謝」

で締めると、やわらかな印象にまとめやすくなります。

 

 

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「検討します」「また機会があれば」は営業メールを断るときに使っていい？

営業メールを断りにくいとき、

「とりあえず検討しますと言っておこう」

と思うことがあります。

また、

「また機会があればよろしくお願いします」

と書けば、角を立てずに断れるように感じるかもしれません。

どちらも日常的によく使われる表現ですが、営業メールでは、状況によっては相手へ別の意味で伝わる可能性があります。

 

本当に検討するなら「検討します」でも問題ない

営業内容に興味があり、

「まだ社内で結論が出ていない」

「これから担当者と相談する」

という状況なら、

「検討します」

と伝えても問題ありません。

たとえば、

 

例文

ご提案いただきありがとうございます。

内容を社内で確認のうえ、検討させていただきます。

結論がまとまりましたら、改めてご連絡いたします。

 

という形です。

これは断りではなく、

まだ判断中であることを伝える返信

です。

本当に検討するのであれば、無理に断る必要はありません。

 

断るつもりなら曖昧な返事を避ける

一方、すでに、

「このサービスは利用しない」

と決めているのに、

「検討します」

と伝えると、相手は結果を待つことになります。

その後、

「ご検討状況はいかがでしょうか？」

「ご不明な点はありませんか？」

と連絡が来るかもしれません。

断ることが決まっているなら、「検討いたしましたが、今回は見送らせていただきます」と結論まで伝えたほうが、双方にとってわかりやすいでしょう。

 

「また機会があれば」が再営業につながることもある

「また機会があればよろしくお願いします」は、やわらかく会話を終えるときによく使われます。

しかし営業メールでは、

「今回はタイミングが悪かっただけ」

「次回なら可能性がある」

と受け取られることがあります。

本当に将来の可能性があるなら問題ありません。

一方、今後も利用する予定がないのであれば、無理に入れなくても大丈夫です。

「何卒ご了承いただけますと幸いです」

などで締めれば、十分丁寧です。

 

今後の可能性を残したい場合の言い換え

本当に今後検討する可能性があるなら、

「また機会があれば」

より、状況がわかる文章にする方法があります。

 

例文

現時点では導入を予定していないため、今回は見送らせていただきます。

今後状況が変わりました際には、改めて検討させていただければと思います。

 

これなら、

今回は断る

という結論を明確にしたうえで、将来の可能性を残せます。

 

可能性を残さず丁寧に断る場合の言い換え

今後も検討する予定がないのであれば、

 

例文

ご提案いただきありがとうございます。

社内で検討いたしましたが、今回は見送らせていただきます。

せっかくお声がけいただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

とすれば十分です。

「また機会があれば」

を入れなくても、失礼な文章にはなりません。

丁寧さのために、事実と違う可能性を残す必要はない

と覚えておくと書きやすくなります。

 

 

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今後の営業メールも送らないでほしい場合の断り方

一度だけの営業メールなら、

「今回は見送ります」

で終えられることもあります。

しかし、

「この会社のサービスは今後も利用する予定がない」

「定期的に営業メールが届くのを止めたい」

という場合は、今回の提案だけでなく、今後の連絡も不要であることを伝える必要があります。

「強く言わないと伝わらないのかな？」

と心配になるかもしれませんが、最初から厳しい言葉を使う必要はありません。

丁寧な表現でも、意思を明確にすることはできます。

 

「今後のご案内も不要です」をやわらかく伝える

比較的やわらかく伝えたい場合は、

 

例文

このたびはご連絡いただき、ありがとうございます。

恐れ入りますが、現在および今後についても導入の予定はございませんので、今回のご提案は見送らせていただきます。

また、今後の営業に関するご案内につきましても、お控えいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

 

と書けます。

「連絡しないでください」と直接的に書かなくても、

「今後の案内は控えてほしい」

という意思は伝わります。

 

今後の連絡を明確に断る例文

すでに何度か営業を受けている場合など、もう少し明確にしたいこともあります。

 

例文

これまでご案内いただき、ありがとうございます。

社内で確認いたしましたが、今後も導入を予定しておりません。

恐れ入りますが、今後の営業を目的としたメールやお電話につきましては、お控えくださいますようお願いいたします。

何卒ご理解いただけますと幸いです。

 

メールだけでなく電話も必要ない場合は、

「メールやお電話」

と具体的に書くこともできます。

 

「必要になったらこちらから連絡します」と伝える

相手から今後連絡してもらう必要はないものの、

「もし将来自分たちに必要になったら、そのときはこちらから連絡したい」

という場合があります。

その場合は、

 

例文

現時点では導入を予定しておりませんので、今後の定期的なご案内につきましては不要でございます。

必要となりました際には、こちらから改めてご連絡させていただきます。

何卒よろしくお願いいたします。

 

と伝えられます。

この文章なら、

「今後一切関わりたくない」

という意味ではなく、

営業側から定期的に連絡してもらう必要はない

という意思を伝えられます。

 

今回だけの断りと混同しないようにする

「今回は見送ります」

という言葉だけでは、今後の営業まで断っているとは限りません。

相手からすると、

「今回はタイミングが合わなかった」

と考える可能性があります。

そのため、本当に今後の案内も必要ないなら、

「今後のご案内につきましてもお控えください」

など、一文追加しましょう。

反対に、今回だけ断りたいのであれば、今後の案内まで断る必要はありません。

 

強い表現を使わず意思を明確にする

何度も営業メールが届くと、

「もう二度とメールしないでください」

と書きたくなることもあるかもしれません。

しかし、最初から感情的な文章にする必要はありません。

まずは、

「今後の営業に関するご連絡はお控えください」

と明確に伝える方法があります。

それでも連絡が続く場合は、社内のルールに沿って対応を変えることも検討しましょう。

 

不要な可能性を残さない

今後の営業を止めたいメールで、

「また機会がありましたらよろしくお願いします」

と書くと、内容に矛盾が生まれます。

「今後の案内は不要です」

と言いながら、

「またお願いします」

と書けば、相手も判断しにくくなります。

今後の連絡を断る場合は、

「何卒ご理解くださいますようお願いいたします」

などで締めるとよいでしょう。

 

 

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営業メールを断ったのに返信が来た場合はどうする？

丁寧に営業メールを断ったのに、

「差し支えなければ理由を教えてください」

「条件を変更できます」

「一度だけお話しできませんか？」

と返信が来ることがあります。

一度断った後にさらに連絡が来ると、

「また別の理由を考えなければいけないの？」

と困ってしまうかもしれません。

ですが、すでに結論が決まっているなら、毎回新しい理由を用意する必要はありません。

 

「理由を教えてください」と聞かれた場合

答えられる範囲で理由を伝えたい場合は、簡潔に返信できます。

 

例文

ご連絡ありがとうございます。

今回は現在の運用状況や条件などを踏まえ、総合的に判断いたしました。

恐れ入りますが、詳細につきましては回答を控えさせていただければと思います。

何卒ご了承ください。

 

詳しく答えたくない場合は、

「総合的に判断しました」

とまとめることもできます。

 

「条件を変更できます」と提案された場合

断った理由が条件面だと思われると、

「内容を変更します」

「別プランをご提案します」

と言われることがあります。

条件が変わっても検討しないなら、

 

例文

ご配慮いただき、ありがとうございます。

大変ありがたいお申し出ではございますが、今回は条件変更にかかわらず導入を見送ることとなっております。

何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

と伝えます。

新しい条件を一つずつ検討する必要はありません。

 

「一度だけ話を聞いてください」と言われた場合

メールではなく商談へ誘導されることもあります。

すでに検討しないと決めているなら、

 

例文

お声がけいただきありがとうございます。

恐れ入りますが、現時点では導入を予定しておりませんので、お打ち合わせにつきましても辞退させていただきます。

何卒ご理解いただけますと幸いです。

 

と返せます。

「話を聞いたら断りにくくなりそう」

と感じる場合も、無理に商談へ進む必要はありません。

 

「いつなら検討できますか？」と聞かれた場合

「今は導入しません」と伝えると、

「では半年後はいかがでしょうか？」

と聞かれる場合があります。

本当に検討時期が決まっているなら、その時期を伝えても構いません。

しかし、予定がないなら無理に時期を作らないほうがよいでしょう。

 

例文

現時点では今後の導入時期も未定となっております。

必要となりました際には、こちらからご連絡いたしますので、定期的なご案内につきましてはお控えいただけますと幸いです。

 

これなら、次回連絡の約束をすることなくやり取りを終えられます。

 

「担当者を紹介してください」と言われた場合

「あなたの担当ではないなら、担当部署を教えてください」

と言われることがあります。

社内で営業を取り次ぐ必要がないのであれば、無理に担当者を紹介する必要はありません。

 

例文

恐れ入りますが、社内で確認した結果、現在ご提案内容について検討の予定はございません。

そのため、担当部署へのお取り次ぎにつきましても控えさせていただきます。

何卒ご了承ください。

 

担当者の名前や連絡先を伝える前に、社内ルールを確認しましょう。

 

「また改めて連絡します」と言われた場合

今後の連絡が必要ないのであれば、その場で伝えます。

 

例文

ご連絡ありがとうございます。

恐れ入りますが、現時点では今後も導入を予定しておりませんので、改めてのご連絡は不要でございます。

必要となりました際には、こちらからご連絡いたします。

何卒よろしくお願いいたします。

 

これなら、

「また連絡する」

という流れを止めやすくなります。

 

同じ結論を繰り返しても問題ない

営業担当者から別の提案をされるたびに、新しい断り理由を作る必要はありません。

一度、

「導入しません」

と決めたのであれば、

「先にお伝えしたとおり、今回は見送らせていただきます」

と同じ結論を繰り返して構いません。

むしろ、理由を変えるたびに、

「それならこの条件ならどうですか？」

と新しい提案につながる可能性があります。

結論が変わっていないなら、文章もシンプルに保ちましょう。

 

 

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何度も届くしつこい営業メールをやんわり断る方法

一度断ったにもかかわらず、

「その後いかがでしょうか？」

「改めてご案内させてください」

と営業メールが届くことがあります。

一度なら行き違いの可能性もありますが、何度も続くと対応に困りますよね。

このような場合は、最初の営業メールよりも一段階明確に、

すでに断っていること

と、

今後の連絡が必要かどうか

を伝えましょう。

 

二度目の営業メールへの返信例文

以前断った相手から再び営業メールが届いた場合は、

 

例文

ご連絡ありがとうございます。

以前にもお伝えいたしましたとおり、現時点では導入を予定しておりません。

恐れ入りますが、今回のご提案につきましても見送らせていただきます。

何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

と伝えられます。

「以前にも伝えた」という事実を入れることで、初めて断るメールとの違いを示せます。

 

すでに一度断っている場合

今後も必要ないことが明確なら、

 

例文

以前ご案内いただいた際にもお伝えしておりますが、現在および今後についても導入の予定はございません。

恐れ入りますが、今後の営業に関するご連絡はお控えくださいますようお願いいたします。

 

と伝えます。

一度目より明確な文章にして構いません。

 

今後の案内は不要だとはっきり伝える

何度も営業が続く理由の一つとして、

「今回は断られたけれど、今後なら可能性がある」

と思われていることがあります。

そのため、今後も不要なら、

「今回は見送ります」

だけではなく、

「今後の案内も不要です」

と伝えることが大切です。

たとえば、

「必要となりました際には、こちらからご連絡いたしますので、今後の定期的なご案内はお控えいただけますと幸いです。」

とすれば、こちらから必要に応じて連絡する意思も伝えられます。

 

担当者を変えて連絡された場合

同じ会社から担当者を変えて営業メールが届く場合もあります。

相手が過去のやり取りを把握していない可能性もあるため、

 

例文

ご連絡ありがとうございます。

同件につきましては、以前にも貴社のご担当者様へお伝えしておりますが、現在導入の予定はございません。

恐れ入りますが、今後の営業に関するご案内につきましても、お控えいただけますと幸いです。

 

と伝える方法があります。

個人を責めるのではなく、

「以前会社へ伝えている」

という事実を簡潔に書きます。

 

何度も新しい理由を説明しない

営業メールが届くたびに、

「今回は忙しいので」

「今月は予算がないので」

「担当者が不在なので」

と理由を変えると、相手からすると、

「条件が変われば営業できる」

ように見えることがあります。

本当に今後も必要ないなら、

「現在および今後も導入予定はありません」

と結論を固定したほうがわかりやすいでしょう。

 

やり取りを終わらせたい場合の伝え方

何度も返信を続けていると、

「どこで会話を終わらせればいいんだろう？」

と困ることがあります。

今後のやり取りを終えたいなら、

 

例文

これまでご案内いただきありがとうございました。

恐れ入りますが、すでにお伝えしておりますとおり、今後も導入の予定はございません。

本件に関する今後のご連絡はお控えくださいますようお願いいたします。

 

何卒ご理解ください。

と伝える方法があります。

ここまで明確に伝えた後は、会社のメール対応ルールなどに沿って対応しましょう。

 

 

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営業メールを断った後に電話がかかってきたらどうする？

メールで丁寧に断ったのに、その後営業担当者から電話がかかってくることがあります。

「メールで断ったのに、また一から説明しないといけないの？」

と戸惑うかもしれません。

ですが、結論が変わっていないなら、電話でも同じ内容を簡潔に伝えれば大丈夫です。

 

メールですでに断ったことを簡潔に伝える

電話に出たら、

「先日メールでもお伝えしましたが、今回は導入を見送ることとなっております」

と伝えます。

長い説明を最初からやり直す必要はありません。

相手がメールを確認していない可能性もあるため、感情的にならず、

すでに伝えた結論をもう一度確認する

という形で対応するとよいでしょう。

 

改めて詳しい理由を説明する必要はある？

電話で、

「どういった理由でしょうか？」

と聞かれることがあります。

伝えて問題のない理由なら簡単に答えても構いません。

一方、詳細を話したくない場合は、

「社内で総合的に判断した結果です」

「今回は弊社の状況を踏まえて見送ることとなりました」

など、メールと同じ説明で十分です。

電話だからといって、メールでは伝えなかった社内事情まで話す必要はありません。

 

電話で再提案された場合

「別のプランならどうでしょう？」

「価格を調整できます」

と電話で再提案される場合があります。

すでに結論が決まっているなら、

「ご提案ありがとうございます。ただ、今回は条件にかかわらず見送ることとなっております」

と伝えます。

新しい提案が出るたびに、その場で判断する必要はありません。

 

今後の連絡も必要ない場合

電話でも今後の営業を断りたい場合は、

「今後の営業に関するご連絡も不要です」

と伝えて構いません。

やわらかく言うなら、

「必要になりましたらこちらからご連絡いたしますので、今後の営業のご案内はお控えいただけますでしょうか」

と伝える方法があります。

メールだけではなく、電話も含めて今後の連絡が不要であることを示せます。

 

必要に応じてメールでも意思を伝える

電話で話した内容を残しておきたい場合は、その後メールで簡単に確認する方法もあります。

 

例文

先ほどはお電話いただき、ありがとうございました。

お電話でもお伝えいたしましたとおり、今回は導入を見送らせていただきます。

また、今後の営業に関するご案内につきましても、お控えいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

 

これなら、電話で伝えた内容を文章でも確認できます。

営業電話がかかってくると、その場の流れで話を続けてしまうことがありますが、結論が決まっているなら同じ内容を繰り返せば大丈夫です。

新しい理由を考えることより、すでに決めた結論をわかりやすく伝えることを意識しましょう。

 

 

営業メールを断るときに相手へ伝えなくてもよいこと

営業メールを断るとき、

「きちんと理由を説明しないと納得してもらえないかも」

と思い、社内の事情を細かく書いてしまうことがあります。

ですが、丁寧に断ることと、すべての情報を相手へ伝えることは別です。

相手から質問された場合も、

「聞かれたことには全部答えないと失礼かな？」

と考えすぎる必要はありません。

会社の情報や取引内容などは、伝えて問題ない範囲を確認しながら対応しましょう。

 

詳しい予算

予算が理由で断る場合でも、

「今年度の残り予算は○万円です」

「○万円までなら出せます」

など、具体的な金額まで伝える必要はありません。

単に断るのであれば、

「現在の予算状況を踏まえ、今回は見送らせていただきます」

という表現でも十分です。

具体的な金額を書くと、

「それなら○万円まで下げます」

「その予算に合わせたプランをご提案します」

と、価格交渉へ進む可能性があります。

もちろん、実際に価格交渉をしたい場合は別ですが、断ることが決まっているなら細かな金額まで知らせなくてもよいでしょう。

 

他社との具体的な契約内容

他社のサービスを利用することに決めた場合、

「どのような契約内容ですか？」

と聞かれることがあります。

しかし、他社との契約内容を営業担当者へ詳しく伝える必要はありません。

「今回は別の方法で進めることとなりました」

「他社サービスを利用することとなりました」

程度でも結論は伝えられます。

契約期間やプラン、細かな条件などについては、社内の取り扱い方針も確認しましょう。

 

他社の見積もり金額

複数社から見積もりを取っていると、

「他社はいくらでしたか？」

と聞かれることがあります。

これについても、必ず回答しなければならないわけではありません。

回答を控えたい場合は、

 

例文

恐れ入りますが、他社様からご提示いただいた条件や金額につきましては、回答を控えさせていただければと思います。

何卒ご了承ください。

 

と伝えられます。

「答えたくありません」と強く言わなくても、丁寧に断ることはできます。

 

社内の細かな事情

営業を断る理由として、

「社内で反対された」

「上司から必要ないと言われた」

「別部署と意見が合わなかった」

などの事情がある場合もあります。

しかし、こうした内部事情まで説明する必要はありません。

「社内で検討した結果、今回は見送ることとなりました」

とまとめれば十分です。

特定の人を理由にすると、

「では、その方へ直接説明させてください」

と新しい営業につながることもあります。

社内事情は必要な範囲だけにとどめましょう。

 

担当者や決裁者に関する不要な情報

営業担当者から、

「決裁者はどなたですか？」

「担当部署の責任者をご紹介いただけませんか？」

と聞かれることもあります。

社内で取り次ぐ必要があるなら、会社のルールに従って対応します。

一方、すでに会社として検討しないことが決まっているなら、断るために別の担当者を紹介する必要はありません。

「社内で確認しましたが、現在検討の予定はございません」

と伝えればよいでしょう。

 

必要以上に詳しい断り理由

断る理由を詳しく説明すると、

「その問題なら解決できます」

と次の提案につながることがあります。

たとえば、

「操作が難しそうなので」

と書けば、

「簡単なプランをご案内します」

と返ってくるかもしれません。

「人手が足りないので」

と書けば、

「導入支援もできます」

と提案される可能性があります。

本当に相談したいなら問題ありませんが、断ることが決まっているのであれば、

「総合的に検討した結果、今回は見送ります」

とまとめる方法もあります。

丁寧な断りメールは、必ずしも長い説明が必要なわけではありません。

 

 

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営業メールの断り方で避けたいNG表現と言い換え例

営業メールを断るときは、強すぎる言葉だけでなく、曖昧すぎる言葉にも注意したいところです。

やさしく断ったつもりでも、相手から見ると、

「まだ可能性がありそう」

と思える文章になっていることがあります。

ここでは、使う場面に注意したい表現と、よりわかりやすい言い換えを紹介します。

 

「今は大丈夫です」

営業を断るときに、

「今は大丈夫です」

と言うことがあります。

日常会話では自然ですが、

「今は」

という言葉が入っているため、

「では来月なら大丈夫なのかな？」

と思われることがあります。

今後も検討する予定がないのであれば、

「現時点では導入を予定しておりませんので、今回は見送らせていただきます」

としたほうが結論がわかりやすくなります。

 

「とりあえず検討します」

本当に検討するのであれば問題ありません。

しかし、断るつもりなのに、

「とりあえず検討します」

と伝えると、相手は検討結果を待つことになります。

その後、

「その後いかがでしょうか？」

と連絡が来ても不思議ではありません。

断ることが決まっているなら、

「検討いたしましたが、今回は見送らせていただきます」

と結論まで伝えましょう。

 

「また機会があればお願いします」

この表現も、使ってはいけないわけではありません。

本当に今後相談する可能性がある相手なら自然です。

注意したいのは、

「今後も利用する予定はないけれど、丁寧に見せるためだけに書く」

ケースです。

相手からすると、

「次の機会なら提案してもよい」

という意味にも見えます。

今後の可能性を残さないなら、

「せっかくご提案いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです」

と締めても十分丁寧です。

 

「結構です」

「結構です」は短く断れる言葉ですが、メールでは意図がわかりにくくなったり、冷たい印象になったりする場合があります。

営業メールでは、

「今回は見送らせていただきます」

「現時点では導入を予定しておりません」

など、何を断っているのかわかる文章にするとよいでしょう。

 

「興味ありません」

相手の提案に本当に興味がない場合でも、

「興味ありません」

だけでは少し強く感じられることがあります。

やわらかくするなら、

「現時点ではご提案いただいたサービスの導入を予定しておりません」

などと表現できます。

相手そのものやサービスを否定するのではなく、

「自社では今回は導入しない」

という形にするとまとめやすくなります。

 

「忙しいので無理です」

忙しいことを理由にすると、

「では落ち着いた頃に連絡します」

と返される可能性があります。

本当はサービス自体を検討していないなら、

「現在は導入を予定していないため、今回は見送らせていただきます」

と伝えたほうがよいでしょう。

一方、本当に忙しいだけで、後日なら話を聞きたいのであれば、

「○月以降でしたら改めて検討できます」

など、具体的に伝える方法もあります。

 

「二度と送らないでください」

何度も営業メールが届くと、強く言いたくなることもあるでしょう。

しかし、最初から感情的な文章にする必要はありません。

まずは、

「恐れ入りますが、今後の営業に関するご案内はお控えくださいますようお願いいたします」

と伝える方法があります。

すでに同様の依頼をしている場合は、

「以前にもお伝えしておりますとおり」

と加えれば、さらに明確になります。

 

必要以上に長い言い訳

断るのが申し訳なくて、

「本当は利用したいのですが、社内が忙しくて、予算も厳しく、担当者も少なくて……」

と理由を重ねてしまうことがあります。

しかし、理由を増やすほど、相手が、

「それならこの方法ならどうでしょう？」

と提案できる材料も増えていきます。

断ることが決まっているなら、

「社内で総合的に検討した結果、今回は見送らせていただきます」

と簡潔にまとめても構いません。

営業メールを断るときは、

長く説明することより、丁寧かつ明確に結論を伝えること

を意識しましょう。

 

 

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【理由別】営業メールをやんわり断る言い換え早見表

営業メールへ返信するとき、

「断りたい理由はわかっているけれど、文章にすると強くなってしまう」

と悩むことがあります。

そんなときは、直接的な言葉を少しやわらかく言い換えてみましょう。

 

必要がない場合

「必要ありません」

と直接書く代わりに、

「現時点では導入を予定しておりません」

と表現できます。

もう少し明確にするなら、

「現時点では導入を予定していないため、今回は見送らせていただきます」

とすると、結論まで伝わります。

 

予算が合わない場合

「高いので無理です」

ではなく、

「現在の予算状況を踏まえ、今回は見送らせていただきます」

とするとやわらかくなります。

価格そのものを否定するのではなく、自社側の状況として伝えるのがポイントです。

 

条件が合わない場合

「条件が悪いです」

ではなく、

「弊社で検討している条件とは異なるため、今回は見送らせていただきます」

と表現できます。

どの条件が合わなかったのかを伝える必要がなければ、これだけでも十分です。

 

他社に決めた場合

「他社のほうが良かったので断ります」

ではなく、

「検討の結果、今回は別の方法で進めることとなりました」

とまとめる方法があります。

他社に決めたことを明確にしてよいなら、

「今回は他社サービスを利用することとなりました」

でも構いません。

 

社内方針で断る場合

「会社からダメと言われました」

ではなく、

「現在の社内方針を踏まえ、今回は見送らせていただきます」

とまとめると自然です。

誰が判断したのかまで説明する必要はありません。

 

タイミングが合わない場合

本当に今はタイミングが合わないだけなら、

「現時点では導入を予定していないため、今回は見送らせていただきます」

と伝えられます。

将来の可能性があるなら、

「状況が変わりました際には、改めて検討させていただければと思います」

と加える方法もあります。

 

今後も営業が不要な場合

「もう連絡しないでください」

をやわらかくするなら、

「今後の営業に関するご案内につきましても、お控えいただけますと幸いです」

と表現できます。

さらに、

「必要となりました際には、こちらからご連絡いたします」

と添えてもよいでしょう。

 

理由別の言い換えを一覧で確認

断りたい理由	やわらかい伝え方
必要がない	現時点では導入を予定しておりません
予算が合わない	現在の予算状況を踏まえ、今回は見送らせていただきます
条件が合わない	弊社で検討している条件とは異なるため、今回は見送らせていただきます
他社に決めた	検討の結果、今回は別の方法で進めることとなりました
社内方針	現在の社内方針を踏まえ、今回は見送らせていただきます
今はタイミングが合わない	現時点では導入を予定していないため、今回は見送らせていただきます
今後も不要	今後の営業に関するご案内につきましても、お控えいただけますと幸いです

どの表現を使う場合も、

実際の状況と合っている言葉を選ぶ

ことが大切です。

断りやすくするためだけに、事実とは違う理由を作る必要はありません。

 

 

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相手との関係によって営業メールの断り方を変えよう

営業メールの断り方に、

「これだけ使えば絶対大丈夫」

という一つの文章があるわけではありません。

同じ提案を断る場合でも、

初めて連絡してきた相手

と、

何度も打ち合わせをした相手

では、自然な文章量が違います。

相手との関係に合わせて、お礼や説明の量を調整しましょう。

 

面識のない営業担当者

突然届いた営業メールで、これまで一度も話したことがない相手なら、簡潔な返信でもよいでしょう。

 

例文

ご連絡いただき、ありがとうございます。

恐れ入りますが、現時点では導入を予定していないため、今回は見送らせていただきます。

何卒ご了承ください。

 

初めての相手に、社内事情を詳しく説明する必要はありません。

 

一度話した営業担当者

電話やオンラインで一度話しているなら、

「先日はありがとうございました」

と入れると自然です。

 

例文

先日はお時間をいただき、ありがとうございました。

社内で検討いたしましたが、今回は導入を見送らせていただくこととなりました。

ご説明いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

相手が時間を使ってくれたことへの感謝を伝えましょう。

 

資料を送ってもらった相手

資料を受け取っている場合は、

「資料を送ってもらったこと」

に対するお礼を入れます。

 

例文

先日は資料をお送りいただき、ありがとうございました。

内容を確認し検討いたしましたが、今回は見送らせていただきます。

何卒ご理解いただけますと幸いです。

 

資料の感想を長く書く必要はありません。

 

見積もりを依頼した相手

自分から見積もりを依頼した場合は、相手が作成に時間を使っていることもあります。

そのため、

「お見積もりをご作成いただき、ありがとうございました」

と伝えたうえで結果を知らせると丁寧です。

 

例文

このたびはお見積もりをご作成いただき、ありがとうございました。

社内で検討いたしました結果、今回は見送らせていただくこととなりました。

お手数をおかけしたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

既存の取引先

現在も取引している相手なら、今回の提案を断ることと現在の関係を分けます。

 

例文

いつも大変お世話になっております。

今回ご提案いただいたサービスにつきましては、検討の結果、見送らせていただくこととなりました。

現在のお取引につきましては、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

 

これなら、

「今回の提案を断ったことで、現在の取引まで終了する」

という誤解を避けやすくなります。

 

知人から紹介された相手

紹介の場合は、

「○○様よりご紹介いただき、ありがとうございました」

と紹介の経緯に触れると自然です。

そのうえで、

「検討しましたが、今回は見送ります」

と結論を伝えます。

紹介してもらったからといって、必要以上に長い謝罪を書く必要はありません。

 

今後も付き合う可能性がある相手

今回は契約しないものの、別の機会に相談する可能性があるなら、

「今後状況が変わりました際には、改めてご相談させていただければと思います」

と加える方法があります。

ただし、今後も付き合う可能性があることと、営業を断れないことは別です。

今回必要ないなら、その結論はきちんと伝えましょう。

 

 

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実際のやり取りでわかる営業メールの断り方

ここまでさまざまな例文を紹介してきましたが、

「実際に営業メールが来たら、どのように返せばいいの？」

と迷うこともあるでしょう。

そこで、営業担当者から届くメールと、それに対する返信をセットで見ていきます。

 

サービス導入を提案されたケース

相手から、

「弊社では業務効率化を支援するサービスを提供しております。一度詳しくご紹介する機会をいただけませんでしょうか。」

と連絡が来たとします。

現在導入予定がないのであれば、

 

返信例

ご連絡いただき、ありがとうございます。

ご提案内容を拝見いたしましたが、現時点では新たなサービスの導入を予定していないため、今回は見送らせていただきます。

せっかくお声がけいただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承ください。

 

ポイント

商談の日程を決める前に、

「導入予定がない」

と伝えています。

「今は忙しいので」と書かないことで、別の日程を提案されにくくなります。

 

オンライン商談を提案されたケース

相手から、

「15分ほどオンラインでお時間をいただけませんか？以下の日程はいかがでしょうか。」

と候補日が届いた場合です。

 

返信例

日程候補をご提示いただき、ありがとうございます。

恐れ入りますが、現在ご提案いただいたサービスの導入を検討しておりませんので、今回のお打ち合わせは辞退させていただきます。

何卒ご理解いただけますと幸いです。

 

ポイント

「候補日が合わない」のではなく、

「商談自体を希望しない」

ことを伝えています。

 

資料を送ってもらったケース

相手から、

「先日お話ししたサービス資料をお送りします。ご確認後、一度お打ち合わせできれば幸いです。」

とメールが届いた場合です。

 

返信例

資料をお送りいただき、ありがとうございます。

内容を確認いたしましたが、現在の弊社の状況を踏まえ、今回は導入を見送らせていただくこととなりました。

せっかく資料をご用意いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

ポイント

資料送付への感謝を入れつつ、次の商談には進まないことを伝えています。

 

見積もり後に断るケース

相手から、

「先日ご依頼いただいたお見積もりをお送りします。ご検討のほどよろしくお願いいたします。」

と連絡が来た場合です。

 

返信例

このたびはお見積もりをご作成いただき、ありがとうございました。

社内で検討いたしました結果、今回は導入を見送らせていただくこととなりました。

お手数をおかけしたところ恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

 

ポイント

こちらから見積もりを依頼した場合は、作成へのお礼を入れると自然です。

 

他社へ決めたケース

複数社を比較して別の会社へ決めた場合です。

 

返信例

このたびはご提案ならびにお見積もりをご提示いただき、ありがとうございました。

社内で検討いたしました結果、今回は他社のサービスを利用することとなりました。

丁寧にご対応いただいたところ恐縮ですが、何卒ご理解いただけますと幸いです。

 

ポイント

選定が終わっているので、

「引き続き検討します」

とは書きません。

他社名や具体的な比較内容を伝える必要がなければ、ここまでで十分です。

 

一度断った営業担当者から再度連絡が来たケース

相手から、

「以前ご案内したサービスについて、その後状況はいかがでしょうか？」

と再度連絡が来た場合です。

 

返信例

ご連絡ありがとうございます。

以前にもお伝えいたしましたとおり、現時点では導入を予定しておりません。

恐れ入りますが、今回も見送らせていただきます。

何卒ご了承いただけますと幸いです。

 

ポイント

新しい理由は作らず、以前と同じ結論を伝えています。

 

今後の営業メールも止めたいケース

何度も営業メールが届き、今後も必要ない場合です。

 

返信例

これまでご案内いただき、ありがとうございます。

恐れ入りますが、現在および今後についても導入を予定しておりません。

今後の営業に関するメールやお電話につきましては、お控えいただけますようお願いいたします。

必要となりました際には、こちらからご連絡いたします。

何卒ご理解くださいますようお願いいたします。

 

ポイント

「今回は不要」だけではなく、

今後の連絡も不要

であることを明確にしています。

 

 

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【ケース別】営業メールの断り方を早見表で確認

営業メールを断る文章は、相手とのやり取りがどこまで進んでいるかによって変わります。

迷ったときは、まず現在の状況を確認してみましょう。

 

状況	断るときのポイント
初めて届いた営業メール	簡潔にお礼と結論を伝える
商談を提案された	日程ではなく商談自体を断るのか明確にする
資料を送ってもらった	資料送付へのお礼を添える
商談後	時間を取ってもらったことへの感謝を伝える
見積もり後	見積もり作成へのお礼と検討結果を伝える
他社に決めた	選定が終了したことを必要な範囲で伝える
既存取引先	現在の取引と今回の提案を分けて伝える
一度断った後の再営業	以前断ったことを簡潔に伝える
今後の可能性がある	今回は断りつつ、必要なら将来の可能性を残す
今後も必要ない	今後の営業連絡も不要だと明確にする

 

迷ったら「今どの段階か」を考える

営業メールへの返信を難しく感じる原因の一つは、

「すべてに使える完璧な文章を作ろうとすること」

です。

ですが、実際には、

初めて営業メールが届いた段階

と、

商談を何度も行った段階

では必要な文章が違います。

まず、

「相手とどこまで話が進んでいる？」

と考えてみましょう。

そのうえで、必要なお礼を加えます。

 

「今回だけ」か「今後も」かも確認する

もう一つ確認したいのが、

今回だけ断るのか、今後の営業も断るのか

です。

今回だけなら、

「今回は見送らせていただきます」

でまとめられます。

今後も不要なら、

「今後の営業に関するご案内につきましても、お控えいただけますと幸いです」

まで書きます。

この2つを分けるだけでも、文章を選びやすくなります。

 

 

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営業メールへの対応を社内で統一すると返信が楽になる

会社に営業メールが頻繁に届く場合、

「毎回どう返信するか考えるのが大変」

ということがあります。

担当者ごとに対応が違うと、

「前回は断ったはずなのに、別の人がまた対応している」

といったことも起こりやすくなります。

営業メールが多い職場では、基本的な対応方法を決めておくと負担を減らしやすくなります。

 

よくあるケースの定型文を用意する

毎回一から断りメールを書く必要はありません。

たとえば、

初めての営業を断る文章

商談後に断る文章

今後の営業も断る文章

など、よく使うパターンを用意しておくと便利です。

ただし、定型文をそのまま送信する前に、

「相手の会社名」

「担当者名」

「提案内容」

などを確認しましょう。

別の会社名が残ったまま送ると、かえって失礼になってしまいます。

 

「今回は不要」と「今後も不要」を分ける

定型文を作る場合は、

今回だけ断る文章

と、

今後の営業も断る文章

を分けておくのがおすすめです。

たとえば、今回だけなら、

「今回は見送らせていただきます。」

今後も不要なら、

「今後の営業に関するご案内につきましても、お控えいただけますと幸いです。」

まで入れます。

この違いを明確にしておくことで、必要以上に強く断ったり、反対に曖昧になったりすることを防ぎやすくなります。

 

営業受付窓口を明確にする

複数の社員へ営業メールが届く会社では、

「誰が判断するのか」

がわからないことがあります。

必要に応じて、

「営業提案はこの窓口で確認する」

「特定のサービスについては担当部署へ回す」

など、社内の流れを決めておくとよいでしょう。

ただし、営業担当者へ社員の連絡先を自由に伝えるのではなく、社内ルールに沿って対応することが大切です。

 

担当者へ転送する基準を決める

すべての営業メールを担当部署へ転送すると、今度は担当部署の負担が大きくなります。

そのため、

「現在検討している分野なら転送する」

「明らかに対象外なら返信しない」

「判断できない場合のみ確認する」

など、一定の基準があると便利です。

自分の判断だけで迷う場面を減らせます。

 

誰が返信するのか決めておく

営業メールが共有アドレスへ届く場合、

「誰かが返信したと思っていた」

ということもあります。

反対に、複数の人が同じ営業メールへ返信してしまう可能性もあります。

担当者を決めたり、

「対応済み」

とわかるようにしたりすると、重複対応を防ぎやすくなります。

 

過去の対応を確認できるようにする

一度断った会社から、別の担当者名で再度営業メールが届くこともあります。

過去の対応がわかれば、

「以前も同じ会社から提案があり、今後の営業も不要と伝えている」

と判断できます。

反対に記録がなければ、別の担当者が一から対応してしまうかもしれません。

頻繁に営業を受ける場合は、無理のない範囲で対応履歴を共有できるようにすると便利です。

 

定型文があっても最後は内容を確認する

定型文を用意すると返信は楽になりますが、

「テンプレートだからそのまま送ればいい」

とは限りません。

送信前には、

宛名は正しいか
会社名は正しいか
今回だけ断るのか今後も断るのか
相手との関係に合った文章になっているか

を確認しましょう。

営業メールへの対応を仕組み化しつつ、最後だけ人の目で確認するようにすると、使いやすくなります。

 

 

営業メールを断る前の最終チェックリスト

営業メールへの返信文が完成したら、すぐに送信する前に一度だけ内容を確認してみましょう。

特に断りメールは、

「失礼にならないようにしたい」

という気持ちが強くなるほど、文章が長くなったり、反対に結論が曖昧になったりすることがあります。

難しく考える必要はありません。

次のポイントを順番に確認すれば、読みやすい文章に整えやすくなります。

 

断る結論がわかりやすく書かれている？

まず確認したいのは、

読んだ相手が「今回は断られた」と理解できる文章になっているか

という点です。

たとえば、

「現在社内でさまざまな状況を考慮しております」

「ありがたいお話ではございます」

だけでは、最終的にどうするのかわかりません。

断ることが決まっているのであれば、

「今回は見送らせていただきます」

「現時点では導入を予定しておりません」

など、結論がわかる一文を入れましょう。

丁寧に書くことは大切ですが、丁寧さのために結論を隠す必要はありません。

 

必要以上に理由を説明していない？

次に、断る理由が長くなりすぎていないか確認します。

たとえば、

「予算がない」

ことを伝えるために、会社の年間予算や現在進めているプロジェクトまで説明する必要はありません。

基本的には、

「現在の予算状況を踏まえ、今回は見送らせていただきます」

程度でも伝えられます。

理由を詳しく書きすぎると、その内容をもとに新しい提案を受けることもあります。

断ることが目的なら、必要な範囲で簡潔にまとめましょう。

 

相手そのものを否定する文章になっていない？

営業メールを断るときは、

相手ではなく、今回の提案を断る

と考えると文章を作りやすくなります。

たとえば、

「御社のサービスには魅力がありません」

と書くより、

「現在の弊社の状況には合わないため、今回は見送らせていただきます」

としたほうがやわらかくなります。

特に今後も関わる可能性がある会社や、既存の取引先に対しては、この点を確認しておきましょう。

 

不要な期待を持たせる表現が入っていない？

断るつもりなのに、

「また検討します」

「また機会があればお願いします」

「今は難しいです」

と書いていないでしょうか。

本当に将来の可能性があるなら問題ありません。

しかし、今後も利用する予定がない場合は、こうした言葉が再営業につながることがあります。

今回だけでなく今後も断りたいのであれば、

「現在および今後についても導入を予定しておりません」

など、状況に合った表現を選びましょう。

 

今後の連絡が必要か不要か伝わる？

営業メールを断るときは、

今回だけ断るのか

それとも、

今後の営業連絡も断るのか

を確認します。

今回だけなら、

「今回は見送らせていただきます」

で十分です。

今後も必要ないなら、

「今後の営業に関するご案内につきましても、お控えいただけますと幸いです」

と加えましょう。

この違いを明確にすることで、その後のやり取りを減らしやすくなります。

 

宛名や会社名に間違いはない？

例文や定型文を利用するときに、意外と注意したいのが宛名や会社名です。

特に複数の営業メールへ返信している場合、

「前に返信した会社名が残っていた」

ということがないよう確認しましょう。

送信前に、

相手の会社名
担当者名
サービス名
自社名
署名

などを一度見直します。

文章そのものが丁寧でも、宛名を間違えてしまうと印象が大きく変わります。

 

感情的な文章になっていない？

何度も営業メールが届いていると、

「前にも断ったのに」

とイライラすることもあるでしょう。

その状態ですぐ返信すると、必要以上に強い文章になってしまうことがあります。

今後の営業を止めたい場合でも、

「以前にもお伝えしておりますとおり、今後の営業に関するご連絡はお控えくださいますようお願いいたします」

と冷静に伝えることはできます。

強い感情を書くことより、

相手に何をしてほしいのかを明確にする

ことを優先しましょう。

 

送信前に確認したいポイントを一覧でチェック

最後に、簡単に確認できる形でまとめます。

□ 最初に相手へのお礼が入っている

□ 今回断ることが明確になっている

□ 理由を必要以上に詳しく説明していない

□ 相手やサービスそのものを強く否定していない

□ 本当は断るのに「検討します」と書いていない

□ 必要がないのに「また機会があれば」と書いていない

□ 今後の営業も不要なら、その意思が書かれている

□ 宛名・会社名・サービス名を確認した

□ 感情的な表現になっていない

□ 誤字や脱字がないか確認した

すべてを完璧な文章にしようとしなくても大丈夫です。

お礼がある・結論がわかる・余計な期待を持たせない

という3点を特に意識すると、営業メールの断り文を作りやすくなります。

 

 

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営業メールの断り方に関するよくある質問

最後に、営業メールを断るときに迷いやすいポイントをQ&A形式でまとめます。

「自分のケースではどうすればいい？」

と迷ったときに確認してみてください。

 

Q1．営業メールには必ず返信したほうがいい？

すべての営業メールへ必ず返信しなければならないとは限りません。

たとえば、面識のない相手から突然届いた一斉送信と思われるメールなどは、個別に返信しないこともあります。

一方、

こちらから資料を請求した
商談をした
見積もりを依頼した
返事をすると伝えている

などの場合は、検討結果を連絡するとやり取りを終えやすくなります。

「営業メールかどうか」だけではなく、それまでにどの程度やり取りしているかを確認して判断しましょう。

 

Q2．営業メールを一言で断るなら何と書けばいい？

できるだけ短くするなら、

「ご提案いただきありがとうございます。恐れ入りますが、今回は見送らせていただきます。」

という形があります。

さらに、

「何卒ご了承いただけますと幸いです」

と加えてもよいでしょう。

短文でも、

お礼＋断る結論

が入っていれば意図を伝えやすくなります。

 

Q3．短い返信だと失礼にならない？

短いという理由だけで、必ずしも失礼になるわけではありません。

突然届いた営業メールに対して、何段落もの返信を書く必要はないでしょう。

一方、何度も商談をしている相手へ、

「不要です」

だけで返信すると、少し唐突に感じられる可能性があります。

相手との関係に合わせて、

「先日はお時間をいただきありがとうございました」

などを加えましょう。

文章の長さより、相手との関係に合っているかが大切です。

 

Q4．理由を書かずに営業メールを断っても大丈夫？

具体的な理由を書かず、

「社内で検討した結果、今回は見送らせていただきます」

と伝える方法もあります。

営業を断るために、細かな社内事情まですべて説明する必要はありません。

相手との関係や状況に応じて、必要な範囲で伝えましょう。

 

Q5．「予算がない」と伝えてもいい？

本当に予算が理由であれば、

「現在の予算状況を踏まえ、今回は見送らせていただきます」

と伝える方法があります。

ただし、

「予算がない」

と伝えると、

「値下げできます」

と再提案される可能性があります。

価格が下がっても利用しないのであれば、

「社内で総合的に検討した結果、今回は見送ります」

など、価格だけを理由にしない伝え方も考えましょう。

 

Q6．他社に決めたことを伝えてもいい？

必要に応じて、

「検討の結果、今回は他社サービスを利用することとなりました」

と伝えることはできます。

他社名まで伝えたくない場合は、

「今回は別の方法で進めることとなりました」

とまとめる方法もあります。

自社の方針に合わせて、どこまで伝えるか判断しましょう。

 

Q7．他社名を聞かれたら答えたほうがいい？

必ず答えなければならないわけではありません。

回答を控えたい場合は、

「恐れ入りますが、選定先などの詳細につきましては回答を控えさせていただきます」

と伝える方法があります。

他社名だけでなく、他社の見積もり金額や具体的な契約条件なども、必要性を考えてから回答しましょう。

 

Q8．見積もりをもらった後でも断っていい？

見積もりを確認した結果、条件が合わないことはあります。

その場合は、

「お見積もりをご作成いただき、ありがとうございました」

とお礼を伝えたうえで、

「社内で検討した結果、今回は見送らせていただきます」

と伝えましょう。

見積もりを作ってもらったことへの感謝と、契約するかどうかの判断は分けて考えることが大切です。

 

Q9．一度商談した後にメールだけで断ってもいい？

状況によりますが、メールで検討結果を伝える方法はあります。

たとえば、

「先日はお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。社内で検討いたしましたが、今回は見送らせていただくこととなりました。」

とすれば、商談への感謝と結論をまとめて伝えられます。

相手との間で特別な連絡方法が決まっている場合などは、その方法に合わせましょう。

 

Q10．「また機会があれば」は入れたほうがいい？

必ず入れる必要はありません。

本当に将来相談する可能性があるなら、

「今後状況が変わりました際には、改めてご相談させていただければと思います」

と伝える方法があります。

一方、今後も利用する予定がない場合は、

「また機会があれば」

と書くことで、再営業につながる可能性があります。

丁寧にするためだけに将来の可能性を残す必要はありません。

 

Q11．「必要になったらこちらから連絡します」は失礼？

今後の定期的な営業連絡を断りたいときに使える表現の一つです。

たとえば、

「現時点では導入を予定しておりません。必要となりました際にはこちらからご連絡いたしますので、今後の定期的なご案内はお控えいただけますと幸いです。」

とすると、やわらかく意思を伝えられます。

 

Q12．今後メールを送ってほしくない場合はどう書く？

次のような文章があります。

 

例文

恐れ入りますが、現在および今後についても導入を予定しておりません。

今後の営業に関するご案内につきましても、お控えいただけますと幸いです。

何卒ご理解くださいますようお願いいたします。

 

「二度と送らないでください」

と強く書かなくても、意思を明確にすることはできます。

 

Q13．断ったのに営業メールが届く場合は？

まず、

「以前にもお伝えしておりますとおり、現在導入の予定はございません」

と、すでに断っていることを伝えます。

今後も必要ないのであれば、

「今後の営業に関するご連絡につきましても、お控えください」

と明確にしましょう。

毎回新しい理由を説明する必要はありません。

結論が変わっていないなら、同じ内容を簡潔に繰り返して構いません。

 

Q14．不審な営業メールにも返信したほうがいい？

不審な点があるメールに、断りの返信をすることを優先する必要はありません。

送信元がよくわからない、内容が不自然、見覚えのないリンクや添付ファイルがあるなどの場合は、会社の情報管理やセキュリティに関するルールに従って対応しましょう。

仕事用メールで判断に迷った場合は、社内の担当部署へ確認する方法もあります。

 

Q15．返信が遅くなってしまった場合はどうする？

必要な返信であれば、遅くなったからといってそのまま放置せず、気づいた時点で連絡する方法があります。

たとえば、

「ご返信が遅くなり申し訳ございません。社内で検討いたしましたが、今回は見送らせていただくこととなりました。」

とすれば、遅れたことに触れつつ本題へ進めます。

返信が遅れた理由を詳しく説明する必要はありません。

 

Q16．営業メールを断るとき「申し訳ありません」は必須？

必ず入れなければならないわけではありません。

「ご提案いただきありがとうございます」

と感謝を伝え、

「今回は見送らせていただきます」

と結論を伝えるだけでも文章は作れます。

やわらかくしたい場合は、

「せっかくご提案いただいたところ恐縮ですが」

といったクッション言葉を使ってもよいでしょう。

謝罪を何度も繰り返すより、感謝と結論をわかりやすく伝えることを意識してみてください。

 

 

Q17．営業担当者に申し訳なくて断れないときは？

営業担当者が丁寧に対応してくれるほど、

「せっかく説明してくれたのに……」

と断りにくくなることがあります。

そのような場合は、

相手への感謝と、契約するかどうかの判断を分ける

と考えてみましょう。

「丁寧に説明してくれてありがたい」

と思っていても、自社に必要なければ契約しないという判断はできます。

メールでは、

「丁寧にご説明いただきありがとうございました。社内で検討した結果、今回は見送らせていただきます。」

と両方を伝えれば大丈夫です。

 

Q18．断る理由を聞かれたら必ず答えないといけない？

詳しい理由まで必ず説明しなければならないわけではありません。

伝えられる範囲で回答したいなら、

「現在の運用状況などを踏まえ、総合的に判断しました」

と簡潔に答える方法があります。

詳細を控えたい場合は、

「恐れ入りますが、詳細については回答を控えさせていただきます」

と伝えてもよいでしょう。

 

Q19．「今は必要ありません」だけではダメ？

意味は伝わりますが、

「今は」

という表現から、

「将来なら必要になるかもしれない」

と受け取られることがあります。

今回の提案を明確に断りたいなら、

「現時点では導入を予定していないため、今回は見送らせていただきます」

とするとわかりやすくなります。

今後も不要なら、

「今後の営業に関するご案内もお控えいただけますと幸いです」

まで加えましょう。

 

Q20．何度断っても営業が続く場合、毎回返信したほうがいい？

毎回同じように長い返信を作る必要はありません。

すでに今後の営業も不要だと明確に伝えているのであれば、会社のメール対応ルールなどに沿って対応しましょう。

再度返信する場合も、

「以前にもお伝えしておりますとおり、今後の営業に関するご連絡は不要です」

と簡潔に伝えられます。

大切なのは、営業が来るたびに新しい理由を考えることではありません。

 

 

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まとめ｜営業メールはやんわり、でも明確に断るのがポイント

営業メールが届いたとき、

「どう断れば角が立たない？」

「短い返信だと失礼かな？」

「見積もりまで作ってもらったのに断って大丈夫？」

と悩むことがあります。

ですが、営業メールの断り方を難しく考えすぎる必要はありません。

 

基本は、

お礼
↓
断る結論
↓
必要なら簡単な理由
↓
結び

という流れです。

たとえば、迷ったときは次のような文章を基本形として使えます。

基本の断りメール

このたびはご提案いただき、ありがとうございます。

社内で検討いたしましたが、今回は見送らせていただくこととなりました。

せっかくご提案いただいたところ恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです。

この文章なら、理由を細かく説明しなくても、

「検討した結果、今回は断る」

ということが伝わります。

 

営業メールを断るときに特に意識したいポイントは、次のとおりです。

・最初に相手へのお礼を伝える
・断る結論を曖昧にしない
・理由は必要以上に詳しく書かない
・相手そのものではなく今回の提案を断る
・本当に検討しないなら「検討します」で終わらせない
・今後の可能性がないなら「また機会があれば」を無理に使わない
・今回だけ不要なのか、今後の営業も不要なのかを分ける
・商談や見積もり後なら、時間を取ってもらったことへの感謝を添える

 

特に大切なのが、

「丁寧にすること」と「曖昧にすること」は違う

という点です。

相手に失礼にならないようにしようとして、

「また検討します」

「今は難しいです」

「また機会があればお願いします」

と書くと、本当は断っているつもりでも、相手には、

「まだ営業できる可能性がある」

と伝わることがあります。

断ることが決まっているのであれば、

「今回は見送らせていただきます」

と結論を伝えましょう。

その前後に、

「ご提案いただきありがとうございます」

「せっかくお声がけいただいたところ恐縮ですが」

といった言葉を加えれば、やわらかい印象に整えられます。

 

 

また、

「今後も営業メールを送ってほしくない」

という場合は、今回の提案を断るだけでは十分に伝わらないことがあります。

そのようなときは、

「今後の営業に関するご案内につきましても、お控えいただけますと幸いです」

と一文加えましょう。

さらに、

「必要となりました際には、こちらからご連絡いたします」

と添える方法もあります。

一方で、

「今はタイミングが合わないだけ」

「将来的には検討するかもしれない」

という場合は、その可能性まで消す必要はありません。

 

営業メールへの返信では、

今回だけ断るのか
今後も断るのか
まだ検討中なのか

を最初に整理することが大切です。

状況が決まれば、文章は意外とシンプルに作れます。

突然届いた営業メールなら短く。

商談後なら時間を取ってもらったことへのお礼を添える。

見積もり後なら見積もり作成への感謝を伝える。

既存の取引先なら、現在の取引と今回の提案を分ける。

何度も営業が来るなら、今後の案内も不要だと明確にする。

このように、相手との関係や現在の状況に合わせて少しずつ文章を変えてみてください。

 

 

「完璧な断り文を書かなければ」

と身構える必要はありません。

相手への感謝を忘れず、自分たちの結論をわかりやすく伝える。

この基本を押さえておけば、営業メールはやんわりと、そして必要なところはしっかり明確に断りやすくなります。